La rivoluzione dell’IA in condominio

Non possiamo far finta che l’intelligenza artificiale non stia cambiando anche la gestione condominiale. Bisogna cogliere questi strumenti e utilizzarli in modo professionale e corretto.

N egli ultimi anni, l’intelligenza artificiale ha trovato crescente applicazione in diversi settori, tra cui anche la gestione condominiale. L’automazione di processi, la gestione intelligente dei dati e l’analisi predittiva stanno trasformando il lavoro degli amministratori di condominio, rendendolo più efficiente e preciso. Tuttavia, l’adozione dell’intelligenza artificiale presenta anche alcune criticità che devono essere attentamente valutate.

In questo articolo esploreremo i potenziali vantaggi che l’utilizzo dell’IA potrebbe apportare nella gestione condominiale e i rischi ai quali si potrebbe andare incontro con un suo utilizzo non adeguato.

Il principale vantaggio si ha applicando l’IA per l’automazione dei processi ripetitivi dello studio.

L’IA consente di automatizzare operazioni quotidiane come la registrazione delle spese, la gestione dei bilanci e l’invio di avvisi ai condomini, la gestione dell’anagrafica dei condomini e dei fornitori. Si riduce il rischio di errori umani e permette agli amministratori di condominio di dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto che spesso vengono trascurate. Vediamo alcuni esempi pratici di automazione.

CONTABILITÀ

La principale è la gestione automatizzata della contabilità attraverso l’utilizzo di software specifici basati su IA che consentono di importare e ricollocare automaticamente le fatture che vengono ricevute nei loro rispettivi conti di spesa. Ovviamente è necessario che i conti di spesa siano preimpostati correttamente nei rendiconti, per consentire la conseguente rendicontazione automatica e l’aggiornamento dei bilanci senza intervento umano. Le stesse fatture elettroniche possono essere analizzate estraendone i dati essenziali per poter essere utilizzati successivamente in altri processi, quali possono essere gli adempimenti fiscali in capo all’amministratore o altro. Stesso discorso lato entrate, registrando automaticamente i versamenti dei condomini ed effettuare una corretta riconciliazione bancaria, segnalando altresì in tempo reale eventuali discrepanze e fornendo dei report dettagliati. Questo eviterebbe quello che attualmente accade in molti studi di amministratori, cioè l’eccessiva esternalizzazione della gestione della contabilità a soggetti terzi, con seri problemi per la privacy dei condomini in quanto questi per svolgere correttamente l’attività devono necessariamente accedere anche i dati dei condomini. Tutto ciò riduce il lavoro manuale effettuato dai collaboratori di studio e dall’amministratore e azzera l’errore umano.

Molto utile è anche l’elaborazione automatica delle richieste dei condomini. Piattaforme con intelligenza artificiale possono classificare e assegnare le richieste ai dipendenti più competenti, riducendo i tempi di risposta oppure rispondere automaticamente nei casi di richieste ripetitive fornendo la documentazione richiesta (verbali, fatture, contratti, regolamenti di condominio, preventivi, ecc.) o rispondendo a domande ricorrenti (orari di accensione riscaldamento, orari servizio pulizie o portineria, periodi per la disinfestazione e/o derattizzazione, ecc.)

Si può anche pensare all’automazione delle assemblee condominiali. L’IA può organizzare le assemblee virtuali, raccogliere voti digitali e generare automaticamente verbali di riunione e inviarli ai condomini. Si possono integrare i sistemi di pagamento. Sistemi IA possono inviare promemoria automatici per pagamenti in scadenza, riducendo il rischio di morosità e migliorando la gestione finanziaria.

DOCUMENTI

Un altro dei maggiori problemi degli studi di amministratori di condominio ma anche di molti altri professionisti quali avvocati, commercialisti, tecnici e quant’altro è rappresentata dalla gestione della documentazione, sia in entrata che in uscita dallo studio. La cui gestione a volte può costituire un vero e proprio problema.

Grazie a software basati su IA, la classificazione e il recupero dei documenti possono avvenire in maniera più rapida ed efficiente, garantendo un archivio digitale ben organizzato e facilmente accessibile, soprattutto se gestito in cloud.

Vediamo degli esempi pratici cominciando dal riconoscimento automatico dei documenti. I software di IA possono analizzare documenti scannerizzati o importati nei gestionali, estrarre informazioni chiave (come nomi, importi e date) e archiviarle in modo strutturato. Possono successivamente essere ricercati facilmente dagli utenti attraverso l’utilizzo delle parole chiave preimpostate. Chiunque dello studio, se autorizzato, può trovare rapidamente contratti, delibere e fatture semplicemente digitando una o più delle parole chiave. È possibile generare in tempo reale tabelle riepilogative e comparative tra tutte le offerte pervenute per quello specifico appalto. Si possono verificare in tempo reale incongruenze nei contratti o in altri documenti, esaminare documentazione legale o fiscale richiedendo ad AI di estrapolare i punti essenziali, ecc.

COMUNICAZIONI CON I CONDOMINI

Un’ulteriore applicazione fondamentale per la corretta gestione di uno studio è quella della comunicazione efficiente con i condomini che rappresenta sempre la principale fonte di contestazione all’amministratore. L’amministratore non risponde mai!

Chatbot e assistenti virtuali possono rispondere alle domande più frequenti dei condomini, riducendo il carico di lavoro dell’amministratore e migliorando la tempestività nelle risposte.

Vediamo degli esempi pratici per comprendere meglio il problema. Cominciamo dall’utilizzo di chatbot per richieste comuni. Una chatbot può rispondere automaticamente a domande sui pagamenti, regolamenti condominiali, scadenze e manutenzioni, riducendo le chiamate e le e-mail all’amministratore. La risposta alle domande frequenti avviene 24 ore su 24, 7 giorni su 7, liberando la linea telefonica dedicata da intasamenti e fornendo maggior tempo a disposizione per i collaboratori da dedicare ad altre attività.

È possibile impostare delle notifiche automatiche personalizzate. L’IA può inviare promemoria ai condomini su riunioni, scadenze dei pagamenti o interventi di manutenzione, migliorando la comunicazione e riducendo i ritardi. Può addirittura gestire il canale di comunicazione di preferenza di alcuni condomini rispetto a quello preferito da altri, quali possono essere la comunicazione a mezzo mail ordinaria o pec per alcuni oppure l’invio di messaggi WhatsApp o di testo per altri. Tutto ciò porta ad una maggiore soddisfazione del cliente/condomino in quanto vede che l’amministratore ha ascoltato la sua richiesta ed ha attuato la modalità di comunicazione preferita. Tutto ciò per le sole comunicazioni ordinarie, mentre per quelle formali sempre attraverso l’utilizzo di IA si dovrà procedere nei modi e nei tempi previsti dalle norme (Pec o raccomandata A/R).

Con l’utilizzo costante dell’AI si può anche monitorare il grado di soddisfazione dei clienti per i servizi resi dallo studio chiedendo dei feedback per migliorare il servizio. In tal modo si possono identificare e risolvere problemi ricorrenti con interventi mirati.

Si può simultaneamente tradurre in più lingue le comunicazioni che vengono inviate, fattore non secondario se si gestiscono condomini in particolari zone dove si è in presenza di condomini multiculturali. È possibile utilizzare o implementare le piattaforme di gestione delle segnalazioni. I condomini possono segnalare guasti o problemi attraverso una app gestita dall’IA, che assegna automaticamente le segnalazioni ai fornitori di servizi competenti.

Senza trascurare l’utilizzo dell’IA per l’analisi del sentiment dei condomini, cosa che sino ad oggi nessuno effettua in ambito di gestioni amministrative condominiali. L’IA può analizzare il tono dei messaggi inviati dai condomini per identificare eventuali problemi di insoddisfazione e suggerire interventi mirati per migliorare la gestione. Consentendo all’amministratore di attuare strategie che gli consentano di raggiungere i condomini in modo più efficace, chiaro ed emozionante per catturare l’attenzione degli stessi e creare un legame più solido nel tempo. Si percepiscono meglio le loro esigenze e le loro aspettative e si può così creare un clima di maggiore fiducia ed empatia. Tutto ciò porta ad una riduzione dei conflitti tra i condomini e tra l’amministratore e i suoi clienti.

L’utilizzo di almeno uno di questi strumenti consentirebbe a molti amministratori di interrompere quel vuoto di comunicazione che in molti casi gli viene contestato dai condomini. Vuoto che riduce notevolmente la fiducia dei condomini e che li porta a pensare a scenari apocalittici sulle finanze condominiali quando invece tutto scorre tranquillamente.

I LIMITI DELL’INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Esaminiamo adesso quali possono essere gli svantaggi e criticità dell’IA nella gestione condominiale. I principali problemi sono senz’altro costituiti dai costi necessari per effettuare le necessarie implementazioni dei sistemi operativi dello studio dell’amministratore.

L’adozione di sistemi avanzati basati su IA richiede investimenti significativi in software e infrastrutture, un ostacolo per gli studi di amministrazione di piccole dimensioni ma anche per molti di media dimensione.

L’uso efficace dell’IA richiede una formazione continua degli amministratori di condominio e dei collaboratori di studio, affinché possano comprendere e sfruttare al meglio le potenzialità di questi strumenti senza dipendere completamente da essi.

La seconda significativa problematica è riconducibile alla sicurezza e alla privacy. La gestione di grandi quantità di dati sensibili dei condomini solleva questioni legate alla privacy e alla protezione delle informazioni personali, richiedendo misure di sicurezza avanzate per evitare violazioni.

Non è da trascurare neanche l’aspetto etico che verrà toccato con AI. L’implementazione deve avvenire rispettando i diritti dei condomini e può presentare il rischio di disumanizzazione del servizio.

L’automazione eccessiva della gestione condominiale potrebbe ridurre il contatto umano tra amministratore e condomini, con il rischio di diminuire la fiducia e il senso di comunità.

Senza trascurare il fatto che l’IA è stata effettuata da umani e pertanto riflette tutto di quella persona, lati positivi e negativi.

Facciano anche qui degli esempi pratici. Primo fra tutti la mancanza di interazione umana. Se tutte le comunicazioni vengono gestite da chatbot o assistenti virtuali, i condomini potrebbero percepire un’amministrazione distaccata e impersonale.

Si potrebbero presentare delle difficoltà nel gestire situazioni delicate. Problemi interpersonali tra condomini o richieste complesse potrebbero richiedere un contatto umano diretto per essere risolti in modo efficace.

Si potrebbe andare incontro a una riduzione del ruolo dell’amministratore. Un’eccessiva dipendenza dalla tecnologia potrebbe far percepire l’amministratore come meno presente o disponibile, riducendo la fiducia nei suoi confronti.

In ogni caso l’integrazione dell’IA deve avvenire nel rispetto delle normative vigenti, come il GDPR per la protezione dei dati, imponendo ulteriori oneri agli studi di amministrazione. Essendo un settore in evoluzione anche le regolamentazioni normative sono in continua evoluzione e di conseguenza i costi che si dovranno sostenere per adeguarsi alle nuove norme.

L’intelligenza artificiale rappresenta senza alcun dubbio una risorsa innovativa per la gestione degli studi di amministrazione condominiale e dei condomini gestiti offrendo efficienza, risparmio di tempo e miglior gestione delle risorse. Sarà una vera e propria rivoluzione del settore, così come ha fatto e farà in molti altri settori. Può contribuire a realizzare delle comunità più sicure e più efficienti ma come tutte le cose va utilizzata in modo adeguato ponderando attentamente tutte le situazioni con occhio attento e critico. L’IA deve essere un valido collaboratore digitale ma che deve essere sempre e comunque supervisionato per mantenere alti i livelli delle prestazioni fornite salvaguardando l’aspetto umano che caratterizza ogni professione o attività.

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