Dati degli inquilini in condominio: obblighi, limiti e responsabilità dell’amministratore

Una delle questioni più controverse nella gestione condominiale riguarda la possibilità per l’amministratore di comunicare i dati degli inquilini di un’unità immobiliare a terzi, in particolare ad altri proprietari. In un’epoca in cui il tema della privacy è centrale, la domanda sorge spontanea: l’amministratore è davvero tenuto a fornire tali dati? E ancora: cosa accade se il proprietario non comunica i dati degli occupanti? Le risposte sono contenute nella normativa civilistica e nella disciplina sulla protezione dei dati personali.

Dati degli inquilini. regole e privacy

1. L’amministratore è tenuto a dare i dati degli inquilini ad altri condomini?

No, l’amministratore non è tenuto – né tantomeno autorizzato – a comunicare i dati degli inquilini di un appartamento ad altri condomini, salvo che ciò sia giustificato da una richiesta motivata e legittima e sempre nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali.

L’articolo 1130, comma 1, n. 6 del codice civile stabilisce che l’amministratore deve: “Curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di godimento, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza”.

Nel registro dell’anagrafe condominiale devono dunque essere inseriti anche i dati degli inquilini (conduttori), ma solo se comunicati dai proprietari (non è previsto alcun potere autonomo dell’amministratore di reperirli).

Tuttavia, l’eventuale accesso da parte degli altri condomini a tali informazioni è limitato dal Regolamento Generale UE sulla Protezione dei Dati (GDPR 2016/679), il quale impone che i dati personali siano trattati per scopi determinati, espliciti e legittimi (art. 5 GDPR) e protetti contro divulgazione non autorizzata (art. 32 GDPR).

L’amministratore non può fornire quelli degli inquilini ad altri proprietari se non in casi specifici e motivati, e sempre nel rispetto del principio di proporzionalità e necessità previsto dal GDPR.

2. Cosa accade se il proprietario non comunica i dati degli inquilini all’amministratore?

Secondo l’art. 1130, comma 1, n. 6 c.c., il proprietario ha l’obbligo di comunicare all’amministratore quelli necessari a tenere aggiornato il registro di anagrafe condominiale, compresi quelli relativi agli occupanti dell’unità immobiliare.

Tale obbligo è stato rafforzato dalla legge n. 220/2012 (Riforma del condominio), la quale ha imposto che l’amministratore, in caso di mancata o incompleta comunicazione, richieda con sollecitudine i mancanti. Tuttavia, la norma non prevede sanzioni specifiche in caso di inadempienza da parte del proprietario.

Se il proprietario non comunica i dati degli inquilini, l’amministratore deve richiederli formalmente (ad esempio con PEC o raccomandata). In mancanza di risposta, può riportare il fatto in assemblea o – in casi eccezionali – agire in giudizio per ottenere la comunicazione, ma non è autorizzato a reperirli autonomamente né a inserirli d’ufficio nell’anagrafe.

3. L’anagrafica condominiale deve contenere anche i nominativi degli inquilini in caso di locazioni brevi?

La normativa non distingue tra locazioni annuali, transitorie o brevi. L’art. 1130 c.c. fa riferimento ai “titolari di diritti di godimento”, il che farebbe pensare che includa anche i conduttori di locazioni brevi.

Pertanto, se un immobile è occupato – anche per un periodo limitato – da un soggetto sulla base di un contratto di locazione, il proprietario ha comunque l’obbligo di comunicare tali dati all’amministratore, affinché siano registrati nell’anagrafe.

Discorso diverso e per gli affitti brevi (inferiori a 30 giorni), data la brevità del soggiorno, può risultare complesso aggiornare costantemente l’anagrafe condominiale per ogni cambio di inquilino, soprattutto in ambito turistico.

Pertanto, non vi alcun obbligo in questi casi per il proprietario dell’immobile che lo affitta a comunicare i nominativi dei conduttori di locazioni brevi. Questo perché essendo prevista la comunicazione alla questura, ai sensi dell’art. 109 del T.U.L.P.S. entro 24 ore dall’arrivo, questa è considerata sufficiente per le esigenze di pubblica sicurezza e non vi è obbligo da parte dell’amministratore di condominio di aggiornare l’anagrafica condominiale.

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di Battista Praino Amministratore 
direzionerivista@condominiozeroproblemi.it