LA CORRETTA CONVOCAZIONE DELL'ASSEMBLEA

A che ora va convocata l’assemblea e dove? Il luogo e l’ora sono spesso oggetto di contestazione in condominio e anche di annullamento delle delibere. Ecco alcune cose fondamentali da sapere e da verificare in modo che il proprio amministratore le applichi a dovere.

Accade quasi sempre di ricevere convocazioni di assemblea per date e orari diversi, anche inconsueti e, a volte, senza l’indicazione del luogo dove si terrà la riunione, per cui a volte dubitiamo della validità stessa della convocazione. Occorre fare chiarezza ed evitare incomprensioni.

L’articolo 66, terzo comma, disposizioni attuative del codice civile specifica solo che l’avviso di convocazione: (i) debba essere comunicato ai condomini almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza; (ii) debba raggiungere tutti i condomini; (iii) contenga le specifiche dell’ordine del giorno; (iv) indichi giorno, ora e luogo della riunione.

La norma citata prevede che l’avviso di convocazione indichi data e ora ma, salvo diversa previsione del regolamento, nessuna norma impone un orario preciso, per cui si rimette all’amministratore ampia facoltà di scelta.

Nella convocazione, potendo un unico avviso fissare più riunioni consecutive con relative indicazioni di data e ora ed in ragione della libertà di orario, le due convocazioni, che non possono essere fissate nello stesso giorno seppur in ora diversa per espressa previsione di legge (art. 66, disposizioni attuative del codice civile e art. 1136, terzo comma del codice civile), devono tenersi nell’arco di 10 giorni la seconda dalla prima.

Normalmente, potendo un unico avviso fissare più riunioni consecutive con relative indicazioni di data e ora, si avrà l’indicazione della assemblea in prima convocazione con orari insoliti e della seconda convocazione il giorno seguente in orari più ragionevoli ed agevoli. Questa prassi tende ad agevolare la presenza dei condomini nella seconda convocazione, per beneficiare dei quorum assembleari più favorevoli e, dunque, rendere più fluida l’assunzione delle decisioni che regolano la vita condominiale.

La giurisprudenza chiamata a pronunciarsi su impugnative di delibere motivate sul mancato raggiungimento del quorum in seconda convocazione, mosse dal presupposto che essendo la prima convocazione in orario scomodo o notturno ovvero in luogo distante, la seconda convocazione doveva in realtà considerarsi quale prima convocazione con applicazione delle maggioranze più alte, ha ritenuto invero che detta seconda convocazione era da ritenersi validamente tenuta e le relative delibere validamente assunte con le maggioranze ridotte, previste per la seconda convocazione, statuendo che la semplice “incomodità” di orario (della prima convocazione) non rendeva di certo impossibile la partecipazione.

Andata deserta la prima convocazione in ora notturna, alla seconda in orario più agevole dovevano quindi applicarsi le maggioranze più favorevoli richieste dall’art. 1136 del codice civile.

La questione in passato aveva generato diversi contenziosi, risolti anni or sono da una pronuncia della suprema corte di Cassazione (sent. n. 697/2000), con la quale si stabiliva che l’amministratore aveva la possibilità di convocare la prima assemblea in qualsiasi orario, anche alle tre di notte, con l’effetto di far slittare la partecipazione alla seconda assemblea, ma non rendendo comunque invalida la prima.

Secondo la Cassazione, anche se la convocazione indica un orario oggettivamente impossibile, l’assemblea in prima convocazione deve ritenersi validamente convocata e, semmai, andata deserta per mancanza di partecipanti, precisando che: “D’altra parte, il codice, pur prevedendo e disciplinando diversamente i due tipi di assemblee, non prescrive che l’assemblea di prima convocazione sia necessariamente tenuta, quale condizione per l’esistenza e la regolarità dell’assemblea di seconda convocazione, né detta norme che ne facilitino lo svolgimento”.

Di qui in poi la prassi della doppia convocazione è da ritenersi legittima.

Occorre dunque essere consapevoli che disertare l’assemblea in prima convocazione per l’orario, credendo ragionevolmente che l’assemblea sarà poi tenuta in seconda convocazione, è sì una prassi consolidata ma, anche che detta prima convocazione deve ritenersi validamente convocata e, ove in ipotesi si raggiungesse il quorum, anche validamente tenuta.

Altro tema di accese discussioni è quello relativo al luogo di convocazione. Nella indicazione del luogo l’amministratore dovrà, nel silenzio della norma, sceglierne uno che, in relazione alle esigenze del momento, gli sembri opportuno e che sia idoneo, fisicamente e moralmente, a consentire agevolmente la presenza di tutti i condomini e che la scelta non sia dettata da motivi meramente defatigatori, ma circoscriversi ai confini della città in cui sorge l’edificio.

Dovendo indicare un luogo idoneo a consentire lo svolgimento della riunione con la partecipazione di tutti i condomini, è stata ritenuta nulla la delibera adottata in assenza di indicazione del luogo di svolgimento dell’assemblea, anche se tenutasi in luogo abitualmente utilizzato e noto ai condomini.

Sulla idoneità del luogo è stata ritenuta non idonea la riunione nel luogo di raccolta dei rifiuti o in altro spazio non riservato alle operazioni assembleari, consentendo l’accesso di terzi, mentre è stato ritenuto idoneo l’appartamento di un condomino, la sala parrocchiale o teatrale come anche la sede di un partito politico, purché riservate alla riunione.

È dunque rimesso al prudente apprezzamento dell’amministratore la scelta dell’orario e del luogo di convocazione, al fine di rendere fruibile la partecipazione alle assemblee e non ostacolare l’assunzione delle delibere condominiali.

La comune esperienza porta a ritenere preferibili orari preserali o nell’immediato dopocena, lontano da impegni lavorativi e familiari ma comunque non tali da essere considerati un grave peso ai partecipanti, ben potendo anche assecondare le diverse esigenze rappresentate dai condomini, pur nel clima di comune partecipazione e minor disagio possibile.
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