La digitalizzazione nei condomini: a che punto siamo?

Tra bacheche digitali, firme elettroniche e gestionali cloud, la gestione condominiale si rinnova. Ma il cambiamento è davvero per tutti?

Negli ultimi anni, la gestione dei condomini ha vissuto un’evoluzione profonda. I software gestionali, le app per le segnalazioni, le firme digitali e persino le bacheche online stanno cambiando il modo in cui gli amministratori operano e i condomini partecipano.

Tuttavia, la digitalizzazione nel settore condominiale è ancora a macchia di leopardo: accanto a realtà evolute e pienamente digitalizzate, troviamo amministrazioni che stampano tutto, comunicano via fax o organizzano assemblee esclusivamente in presenza.

A che punto siamo davvero? La risposta, come spesso accade in Italia, è: dipende.

Tra le tecnologie che stanno modificando l’approccio alla gestione condominiale, troviamo numerosi software gestionali cloud che permettono all’amministratore di tenere i bilanci, gestire fornitori, monitorare morosità e inviare documenti in formato digitale, con accesso remoto da qualsiasi dispositivo.

Firme elettroniche e PEC: velocizzano le approvazioni, garantiscono tracciabilità, riducono tempi e costi di gestione. Il cui valore legale è riconosciuto dal Regolamento UE n. 910/2014 (eIDAS) dal Codice Civile, art. 2702, se associate a firme digitali o qualificate.

Ci troviamo di fronte a sempre più bacheche condominiali digitali, che rappresentano dei portali online in cui i condomini possono consultare avvisi, verbali, rate da pagare e inviare segnalazioni.
Ma attenzione alla privacy, in quanto ogni dato pubblicato deve rispettare il principio di minimizzazione (art. 5 Gdpr).

Dopo la pandemia le assemblee online sono uno strumento utile per facilitare la partecipazione, ma richiedono regolamentazione chiara e consenso preventivo. Introdotte con riferimenti normativi temporanei: art. 63 D.L. 18/2020 (Decreto Cura Italia); ma che la giurisprudenza recente suggerisce che siano valide solo se previste dal regolamento condominiale o con apposita delibera assembleare.

Questi strumenti non solo semplificano la vita dell’amministratore, ma aumentano la trasparenza e l’interazione tra professionista e condomini, rendendo il condominio più accessibile e moderno.

Ma se queste soluzioni esistono, perché non sono ancora diffuse in modo omogeneo?

Le motivazioni sono diverse e di seguito riportiamo le principali. Le resistenze culturali sono senz’alcun dubbio le principali. Alcuni amministratori ma anche molti condòmini, soprattutto in piccoli contesti, continuano a preferire modalità analogiche ritenute “più sicure” o semplicemente familiari.

Secondo dati ISTAT, oltre il 40% della popolazione over 65 in Italia ha scarsa o nulla familiarità con strumenti digitali. In molti condomini abitati da persone anziane, il rischio di esclusione è reale.

Costi e tempi di transizione rappresentano inoltre un ulteriore problema. La digitalizzazione richiede investimenti iniziali in formazione, software e consulenze, spesso non preventivati nei bilanci condominiali.

Non è da trascurare neanche che la normativa incompleta o lacunosa. In Italia manca una disciplina chiara e strutturata sulla gestione condominiale digitale, lasciando ampio spazio a dubbi interpretativi.

La digitalizzazione dei documenti condominiali è pienamente legittima, ma va accompagnata da misure di sicurezza adeguate, in ottemperanza all’art. 32 del Gdpr. Ad esempio, documenti condivisi via cloud devono essere protetti da password, crittografia e backup periodici.

Eppure… qualcuno ci riesce

“Nel nostro condominio abbiamo adottato un gestionale online e una piattaforma di comunicazione condominiale. I condomini ricevono notifiche sul telefono e possono votare online alcune decisioni ordinarie. L’assemblea online ha avuto più partecipanti rispetto a quella in presenza.”
— Laura F., amministratrice – Ancona

“Abbiamo una bacheca digitale nella hall del palazzo. Chi non ha dimestichezza con l’app, può comunque vedere gli aggiornamenti su uno schermo touch, come quelli delle banche.”
— Giovanni T., consigliere – Milano

Queste esperienze dimostrano che la digitalizzazione è possibile, se costruita su misura delle reali esigenze del condominio, tenendo conto anche della componente umana e sociale.

Non è solo una questione di tecnologia, ma anche di persone. La digitalizzazione, nel mondo condominiale come in altri settori, non è solo un tema tecnico, ma profondamente relazionale e culturale. Serve una figura capace di gestire il cambiamento e accompagnare tutti, senza escludere nessuno.

L’amministratore del futuro è anche un facilitatore digitale: chi riesce a semplificare l’uso della tecnologia, a spiegare strumenti nuovi e ad aiutare i condomini a superare le diffidenze, diventa un professionista più autorevole, moderno e competitivo.

Il Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) prevede fondi per la transizione digitale anche nei servizi locali. Un’opportunità che gli amministratori possono cogliere per proporre soluzioni tecnologiche a misura di condominio.

La digitalizzazione è una strada, non una moda. La transizione digitale è una sfida di sistema, che richiede competenze, visione e consapevolezza normativa. Non si tratta solo di adottare strumenti, ma di governarli con professionalità, nel rispetto della legge e dei diritti dei condomini.

In un contesto normativo ancora in evoluzione, l’amministratore consapevole è quello che si informa, si forma e accompagna i propri clienti verso un condominio più trasparente, sostenibile e intelligente.

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Di Claudia Morselli, esperta marketing e IA
claudia.morselli@gmail.com