Esternalizzare la contabilità condominiale ha senso?

Cos’è e quali regole deve rispettare l’outsourcing dei conti del palazzo secondo un esperto di GDPR

La gestione contabile di un condominio è un’attività complessa e delicata, che richiede precisione, aggiornamento normativo e tempo. Sempre più amministratori scelgono di esternalizzare la contabilità condominiale, affidandola a società specializzate. Ma se da un lato l’outsourcing porta vantaggi in termini di efficienza e qualità del servizio, dall’altro impone l’adozione di specifiche tutele in ambito privacy, soprattutto alla luce del regolamento UE 2016/679 (GDPR).

Cos’è l’esternalizzazione della contabilità condominiale e quali vantaggi offre. L’esternalizzazione (o outsourcing) della contabilità condominiale consiste nell’affidare a un soggetto esterno — solitamente un’azienda o uno studio professionale — la gestione della contabilità ordinaria e straordinaria del condominio. Questo comprende, ad esempio, la redazione del bilancio, la registrazione delle spese, la gestione dei pagamenti e dei solleciti, nonché la predisposizione dei rendiconti.

I vantaggi sono molteplici:

–       Ottimizzazione dei tempi: l’amministratore può concentrarsi sulla gestione operativa e relazionale del condominio;

–       Competenza tecnica: si ha accesso a professionisti aggiornati sulle normative fiscali e contabili.

–       Riduzione del rischio di errore: l’outsourcer adotta procedure standardizzate e strumenti digitali dedicati;

–       Accesso a software specializzati: soluzioni cloud e strumenti evoluti migliorano l’accessibilità e la trasparenza dei dati.

Le implicazioni con il GDPR: sicurezza e trattamento dei dati

Esternalizzare la contabilità condominiale implica necessariamente il trattamento di dati personali, anche sensibili, dei condòmini. Di conseguenza, l’amministratore e l’outsourcer devono agire nel rispetto del GDPR, che impone specifiche misure di protezione dei dati.

Gli outsourcer devono adottare misure tecniche e organizzative adeguate, come:

–       Crittografia e backup dei dati;

–       Accessi protetti e tracciati ai software gestionali;

–       Procedure interne di gestione degli incidenti di sicurezza;

–       Formazione del personale al trattamento dei dati personali.

L’amministratore, in quanto titolare del trattamento, ha l’obbligo di selezionare fornitori che offrano garanzie sufficienti in termini di sicurezza e rispetto della normativa.

Per operare in modo conforme, l’outsourcer deve:

–       Dimostrare, su richiesta, le misure adottate per proteggere i dati (sono gradite certificazioni specifiche e/o audit effettuati da chi gli dà l’incarico);

–       Evitare trattamenti non autorizzati dei dati personali e garantire che anche eventuali subfornitori rispettino il GDPR (es. hosting provider o sviluppatori software);

–       Garantire che il personale impiegato all’interno sia formato su come trattare i dati in sicurezza, garantendo riservatezza.

Nel caso in cui l’outsourcer si avvalga di altri soggetti, questi ultimi diventano sub-responsabili del trattamento, verso l’amministratore, da nominare solo previa autorizzazione di quest’ultimo.

Nel contesto del GDPR, i ruoli devono essere chiaramente definiti:

–       Il condominio è il soggetto giuridico a cui fanno riferimento i dati ed è titolare del trattamento;

–       L’amministratore di condominio agisce come responsabile del trattamento, nominato dal condominio, quando tratta i dati relativi il condominio (salvo ridefinizione del ruolo, attualmente in studio presso l’Authority). L’amministratore è titolare dei trattamenti, quando tratta i dati del singolo condomino, non in relazione a tematiche condominiali;

–       L’outsourcer è il sub responsabile del trattamento, verso il condominio, e come tale deve attenersi alle istruzioni ricevute dall’amministratore. Si potrebbe definire anche il ruolo di responsabile esterno, nel caso in cui l’outsourcer operi in nome proprio e venga incaricato formalmente dall’ assemblea. Questo dipende se l’outsourcer opera “dietro le quinte” per conto dell’amministratore o se viene definito come un diretto fornitore di servizio del condominio;

–       Gli eventuali fornitori dell’outsourcer (es. aziende IT) sono sub-responsabili, la cui nomina deve essere tracciabile e autorizzata.

La corretta definizione dei ruoli è essenziale per garantire trasparenza, tracciabilità e accountability, tre principi chiave del GDPR.

Esternalizzare la contabilità condominiale è una scelta strategica, che consente agli amministratori di offrire un servizio più efficiente e professionale. Tuttavia, è fondamentale gestire l’outsourcing nel pieno rispetto del GDPR, adottando misure di sicurezza adeguate e formalizzando ruoli e responsabilità. Solo così sarà possibile tutelare i dati personali dei condòmini e garantire una gestione conforme, trasparente e sicura.

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di Daniele Umberto Spano, Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity
spano@kruzer.it