INVIO DEI DOCUMENTI PRIVACY: COME EVITARE LE SANZIONI

In condominio, gli interessati al trattamento a cui inviare la documentazione sono condomini, fornitori, dipendenti e autorizzati alla videosorveglianza.

Si tratta sicuramente di uno degli obblighi più complessi da rispettare ma è anche quello ribadito nel maggior numero di articoli del Gdpr L’invio delle informative e delle nomine agli interessati al trattamento nel condominio viene infatti ricordato dagli articoli 13, 14 e 28 del Reg. (UE)679/2016. È compito del titolare del trattamento, il condominio, attraverso il responsabile, l’amministratore condominiale, assicurarsi di sottoporre in maniera chiara e puntuale l’informativa privacy ai condomini. L’informativa deve essere sottoscritta da ogni condomino e deve essere nominativa. Non basta, per intenderci, leggere l’informativa durante l’assemblea di condominio. Il Garante richiede inoltre che le informative firmate vengano custodite dal titolare del trattamento che può scegliere come sottoporre la documentazione privacy ai condomini e come fargliene prendere visione purché ogni informativa sia sottoscritta singolarmente dall’interessato.

Anche per quanto riguarda gli atti di nomina da far sottoscrivere ai dipendenti condominiali, fornitori e autorizzati alla videosorveglianza è il titolare del trattamento a scegliere come far firmare il contratto. Tutta la documentazione firmata deve rimanere costudita (art. 32 del Gdpr) mentre il titolare deve periodicamente sollecitare chi ancora non ha firmato o preso visione dell’informativa a farlo.

Il Gdpr obbliga il titolare del trattamento, il condominio nella figura dell’amministratore, a dover dimostrare di aver adottato tutte le misure necessarie per far sì che la documentazione sia firmata dagli interessati. L’invio della documentazione privacy agli interessati rimane quindi uno degli obblighi più difficili da rispettare, sia in termini di tempo che di costi, soprattutto, se si fa ricorso a strumenti non adeguati a tale adempimento. Epra permette al condominio di adempiere a tale obbligo con semplicità attraverso la piattaforma TUIN, conosciuta degli amministratori per la gestione delle assemblee online e miste. Tutti obblighi di invio della documentazione privacy agli interessati e il monitoraggio viene fatto da Epra. L’amministratore viene quindi sollevato da ogni incombenza e il condominio viene messo al sicuro da qualsiasi possibile sanzione del Garante.

di Luca Basiliotti, Communication Strategist, Privacy Officer in Condomini
tuin@epra.it