La newsletter: cos’è e quali sono i benefici per lo studio d’amministrazione condominiale

Nel lavoro dello studio d’amministrazione condominiale rispondere alle mail è parte integrante dei compiti costanti e quotidiani della professione. Il mezzo di comunicazione mail è un canale ampiamente utilizzato dalle persone: secondo il sondaggio condotto da Statista nel 2024 le mail inviate e ricevute giornalmente a livello globale è stato 361,6 miliardi, con una previsione di aumento fino a 392,5 miliardi entro il 2026; inoltre, si prevede che gli utenti globali con indirizzo mail supererà i 4,7 miliardi entro la fine del 2025.

La diffusione delle connessioni internet e la semplificazione dell’utilizzo mail grazie anche alle app per smartphone che ne garantiscono l’uso in mobilità, hanno fatto sì che la mail sia attualmente uno tra i canali preferiti di comunicazione.

Come per ogni canale di comunicazione, lo stesso può essere visto in due modalità:

• – canale di comunicazione solo operativo/ordinario;
• – canale integrato ad una strategia di marketing.

La mail è un valido alleato nella strategia di marketing dello studio d’amministrazione condominiale principalmente per tre motivi:

• aumentare l’autorevolezza dello studio;
• informare e formare i condomini utilizzando una comunicazione più empatica, andando oltre all’invio mail solo per inoltrare le rate condominiali;
• creare un ponte fra i potenziali condòmini e lo studio.

Per fare questo, lo strumento ideale è l’utilizzo della newsletter.

La newsletter è una mail informativa, mandata in modo periodico ed organizzato, che può trattare diversi argomenti utili ai tuoi clienti o potenziali tali. Solitamente viene inviata utilizzando un formato grafico ben definito, chiamato layout, ed in modo massivo, quindi inviando la stessa newsletter a più persone che fanno parte della stessa lista, che condividono gli stessi interessi.

Rispetto alla mail tradizionale, la newsletter viene inviata tramite dei software di Mail Marketing Automation, che garantiscono l’invio massivo delle mail stesse, oltre alla possibilità di visionare statistiche relative all’apertura, click, interazione, disiscrizione, in quanto la newsletter, come ogni azione di marketing a risposta diretta, deve seguire e rispettare la normativa europea sulla privacy GDPR.

Una potenzialità dell’invio della newsletter tramite software di Mail Marketing Automation è l’utilizzo di campi personalizzati; si può inviare delle comunicazioni che riportano, ad esempio, il nome del lettore, il cognome del lettore, un particolare sui suoi interessi o dati, come ad esempio riportare in una newsletter, nel corpo del messaggio, l’indirizzo del condominio all’interno del testo o anche dell’oggetto della comunicazione.

Questo permette di creare più vicinanza con il lettore, che comprenderà che quella mail è indirizzata proprio a lui. 

A livello contenutistico, per lo studio d’amministrazione condominiale c’è una vasta scelta: si può spaziare dalle mail periodiche di informazione sullo studio e la sua operatività, alle mail di informazione su importanti situazioni locali ed eventi di pubblico interesse, alle mail di informazioni proprie del mondo condominiale, mandando mail con contenuti che vanno proprio a spiegare il condominio nei singoli aspetti.

Spiegare via newsletter anche aspetti che per chi svolge il mestiere possono sembrare banali, fornisce al condòmino e interessato delle informazioni preziose e, ai suoi occhi, consolidare la vostra immagine di esperti del settore condominiale, ovvero l’autorevolezza, motore prezioso sulla scelta o meno di affidare o continuare ad affidare l’amministrazione del proprio condominio.

Quindi la newsletter è un mezzo utilissimo per mantenere la fidelizzazione con i propri clienti, inviando mail informative periodiche ai propri condòmini, ma anche ad interessati, che troveranno nell’iscrizione alla newsletter l’occasione per avvicinarsi allo studio “senza impegno”. Perciò il meccanismo di iscrizione alla newsletter dev’essere semplice ed in linea con la GDPR, può essere ad esempio messo un modulo su sito web per iscriversi in autonomia, oppure predisporre un contenuto gratuito, come ad esempio una guida pdf o un video, definito “lead magnet”, per invogliare all’iscrizione alla newsletter ottenendo in cambio la guida stessa. Anche la richiesta di preventivo, se correttamente impostata in termini di accettazione privacy, può essere il veicolo d’iscrizione alla newsletter stessa.

L’invio di mail impostando una newsletter porta beneficio alla comunicazione dello studio d’amministrazione condominiale in termini di autorevolezza, fidelizzazione, rapporto empatico che non si limita alla richiesta di pagamento, percezione positiva e proattiva dell’interesse dello studio verso il condòmino o potenziale tale oltre a snellire le procedure invogliando il cliente ad utilizzare degli strumenti o canali di comunicazione che potranno essere illustrati e spiegati proprio mediante la newsletter stessa.

Utilizzare le mail, integrandole nella propria strategia di marketing, permetterà di avere un proprio canale diretto, libero e costruttivo con le persone, andando oltre al pensiero della mail come solo strumento operativo.

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di Jessica Collu, Marketing Strategist e Social Media Manager, co-founder Nerd in Studio
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