I pregi dell’IA e quelli dell’amministratore

Dal chatbot che risponde ai condomini alla manutenzione predittiva: l’AI entra nella gestione condominiale. Ma siamo pronti a usarla senza esserne sostituiti?

L’intelligenza artificiale non è più un tema riservato ai laboratori di ricerca o alla fantascienza: è una tecnologia concreta, diffusa, e in alcuni casi già integrata — spesso inconsapevolmente — nella gestione condominiale.

Alcuni amministratori utilizzano software gestionali dotati di sistemi predittivi o suggerimenti automatizzati senza sapere che questi sono alimentati da algoritmi di machine learning. Altri si affidano a piattaforme che automatizzano risposte a richieste dei condomini o propongono piani finanziari adattivi. I campi applicativi si stanno rapidamente ampliando. Troviamo sempre più Chatbot attivi 24/7 per rispondere alle richieste più frequenti. Ma alcuni si affidano all’IA anche per la manutenzione predittiva con sensori IoT (Internet of Things) e AI per anticipare guasti tecnici. Senza contare quelli più evoluti che effettuano già analisi automatica dei flussi finanziari e rilevamento di anomalie contabili.

Vediamo un esempio concreto: alcune piattaforme, come quelle utilizzate nei “supercondomini”, sono già in grado di rilevare spese straordinarie anomale o consumi energetici fuori scala, segnalando automaticamente l’evento all’amministratore.

Nonostante l’efficienza offerta, l’AI non può sostituire le competenze relazionali e il discernimento umano richiesti all’amministratore di condominio. Il professionista non è solo un tecnico, ma un mediatore, un comunicatore e spesso anche un facilitatore sociale.

L’algoritmo può calcolare una soglia di spesa ottimale, ma non può gestire un conflitto tra vicini per un posto auto o moderare un’assemblea ad alta tensione. È qui che si gioca il vero valore aggiunto della figura professionale: l’intelligenza emotiva, la diplomazia e la conoscenza contestuale restano insostituibili.

L’introduzione dell’AI nei processi condominiali impone una rilettura normativa attenta, poiché il ricorso a sistemi automatizzati implica trattamenti di dati personali e responsabilità oggettive. Infatti, se l’AI elabora dati personali (es. nomi, situazioni debitorie, informazioni anagrafiche), si applica pienamente il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR (Reg. UE 2016/679).

L’amministratore assume, in questo contesto, il ruolo di titolare o responsabile del trattamento, con tutti gli obblighi di cui agli articoli 5, 24 e 32 del GDPR, inclusa l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate. Inoltre, l’uso di sistemi decisionali automatizzati, anche parziali, può rientrare nell’articolo 22 del GDPR, che vieta decisioni completamente automatizzate “che producano effetti giuridici significativi” senza l’intervento umano.

Il Garante per la protezione dei dati personali, nelle sue “linee guida su intelligenza artificiale e trattamento dati” (2022), ha chiarito che anche i sistemi di AI applicati alla manutenzione predittiva o alla gestione delle segnalazioni condominiali devono essere soggetti a valutazioni d’impatto (DPIA), ove vi sia rischio elevato per i diritti degli interessati.

Chiedendo ad alcuni operatori del settore, con esperienze sul campo, come si trovavano con l’utilizzo di AI nella gestione del loro studio queste sono state le risposte: “Da quando uso un gestionale potenziato con AI, ricevo alert su spese che superano certe soglie o si discostano dalla media storica. In un caso, ho scoperto un errore in una fattura che mi ha permesso di recuperare oltre 3.000 euro per un condominio.”
— Marco S., amministratore – Roma

“Abbiamo implementato un sistema che registra automaticamente le segnalazioni dei condomini via app, e una prima risposta arriva subito tramite chatbot. Questo ha ridotto le telefonate dell’80% e migliorato la percezione del servizio.”

— Anna R., amministratrice – Bologna

Sono testimonianze che dimostrano come l’adozione dell’AI, se ben guidata, può diventare un vantaggio competitivo concreto.

L’intelligenza artificiale non va demonizzata, ma gestita in modo strategico. Le sue potenzialità sono immense, ma solo se l’amministratore è in grado di comprenderne i limiti legali e operativi.
Per questo, la formazione digitale oggi non è più opzionale, ma parte integrante del profilo professionale dell’amministratore.

Le linee guida ENISA (Agenzia dell’Unione Europea per la sicurezza informatica) raccomandano agli operatori immobiliari e condominiali l’adozione di policy aziendali per la governance dell’AI, comprese procedure per audit, trasparenza degli algoritmi e gestione del rischio.

La figura dell’amministratore non è destinata a sparire, ma a evolversi in chiave consulenziale e strategica. L’intelligenza artificiale, lungi dal sostituirlo, può diventare uno strumento di efficienza se inserito in un quadro di legalità, sicurezza e consapevolezza.

Chi saprà governare questa trasformazione sarà premiato da un mercato sempre più esigente, dove la tecnologia è importante, ma l’empatia, la trasparenza e la professionalità restano i pilastri irrinunciabili.

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