Privacy in condominio, a quali documenti può accedere chi compra un immobile?

Nell’ambito condominiale, l’accesso agli atti da parte dei condomini è una questione spesso delicata, specie quando entra in gioco la normativa in materia di protezione dei dati personali. L’amministratore di condominio è infatti un titolare del trattamento ai sensi del GDPR (rispetto ai dati del singolo condomino. È un responsabile esterno rispetto ai dati relativi il condominio nel suo insieme), e come tale è tenuto a garantire che ogni comunicazione di dati avvenga nel rispetto dei principi di liceità, minimizzazione e pertinenza.

Una delle situazioni più frequenti è quella che si verifica durante la vendita di un appartamento. L’acquirente, giustamente, desidera sapere se il venditore è in regola con i pagamenti delle spese condominiali. La domanda che ci si pone è: l’amministratore può comunicare tali informazioni all’acquirente, senza violare il GDPR?

Il quadro normativo

Partiamo dal Codice Civile. Ai sensi dell’art. 63 disp. att. c.c., chi subentra nei diritti di un condomino è obbligato in solido con il precedente proprietario al pagamento dei contributi relativi all’anno in corso e a quello precedente. È quindi comprensibile che l’acquirente voglia avere piena contezza della situazione debitoria dell’immobile, anche per evitare spiacevoli sorprese una volta concluso l’atto.

Il regolamento UE 2016/679 (GDPR), d’altra parte, vieta la comunicazione di dati personali a terzi in assenza di una base giuridica. Tuttavia, il trattamento è lecito quando è necessario per adempiere a un obbligo legale o per l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. b e c). In questo caso, la compravendita immobiliare è una misura precontrattuale, e la comunicazione dello stato dei pagamenti è necessaria e pertinente.

Chi può chiedere cosa

In pratica, l’amministratore può comunicare esclusivamente al venditore la situazione dei pagamenti, affinché questi possa a sua volta trasmetterla all’acquirente. Se l’acquirente si rivolge direttamente all’amministratore, quest’ultimo non può fornire informazioni dettagliate senza una delega del proprietario o una documentazione che attesti un formale interesse giuridicamente rilevante (es. proposta d’acquisto accettata o preliminare).

In alternativa, è possibile che l’amministratore rilasci una dichiarazione generica, limitata all’attestazione della regolarità o meno dei pagamenti riferiti all’unità immobiliare, senza entrare nei dettagli di nomi o importi riferiti a terzi. In questo modo si salvaguarda il principio di minimizzazione del dato, come richiesto dal GDPR.

Il ruolo dell’amministratore

L’amministratore deve quindi muoversi con cautela. Non può fornire l’elenco dei debitori o gli estratti conto dettagliati a soggetti terzi, nemmeno se potenziali acquirenti, salvo che questi abbiano ricevuto una delega esplicita dal condomino interessato. In mancanza, l’amministratore potrà solo rilasciare una certificazione sintetica in cui si dichiari se l’unità immobiliare risulta in regola o meno con i pagamenti.

L’accesso agli atti in condominio, specie in caso di compravendita, richiede un bilanciamento tra la trasparenza e la protezione dei dati personali. L’acquirente ha diritto a conoscere la situazione debitoria connessa all’immobile, ma non può accedere direttamente a informazioni riservate, se non tramite il venditore o previa autorizzazione formale. L’amministratore, da parte sua, deve rispettare rigorosamente i principi del GDPR, adottando sempre la via della prudenza e della documentazione scritta.

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di Daniele Umberto Spano, Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity
spano@kruzer.it