Privacy e data protection in condominio: le nuove regole dell’Autorità Garante.

Vi siete mai chiesti chi può vedere i vostri dati personali quando vivete in condominio? Se le vostre informazioni possono condividersi con chiunque? Bene, il 10 aprile 2025 è stata una data importante per tutti noi condomini: il Garante per la protezione dei dati personali, con provvedimento appunto del 10 aprile 2025, n. 209, ha deliberato l’avvio di una procedura di consultazione pubblica sulle nuove “Linee guida sul trattamento dei dati personali nell’ambito del condominio” Ma cosa significa davvero per noi che viviamo in condominio? Significa che finalmente avremo regole chiare su come i nostri dati personali debbano essere gestiti dall’amministratore e dal condominio stesso. Pensateci: ogni giorno l’amministratore ha accesso a tantissime informazioni su di noi. Il nostro nome, cognome, codice fiscale, quanto paghiamo di spese condominiali, se siamo in ritardo con i pagamenti, chi abita con noi… Tutte informazioni delicate che fino ad ora non avevano una regolamentazione specifica.

L’obiettivo della consultazione – prioritariamente indirizzata alle categorie professionali che si occupano dell’amministrazione dei condomini e alle associazioni di categoria del settore – è l’acquisizione di osservazioni e proposte in merito alle indicazioni contenute nelle Linee guida.

È importante dirlo: non si tratta di regole calate dall’alto, il Garante sta chiedendo il parere di tutti gli addetti ai lavori per assicurarsi che le nuove norme siano davvero utili e applicabili nella pratica quotidiana. Questo significa che avremo regole pensate per la vita reale, non per i libri di diritto.

Chi decide cosa fare con i nostri dati? Il ruolo dell’amministratore condominiale

Una delle questioni più spinose che le nuove linee guida vogliono chiarire è questa: chi è responsabile dei nostri dati personali in condominio? L’amministratore? Il condominio stesso? E quando l’amministratore può essere considerato il “titolare del trattamento”? Non è una questione teorica. Pensiamo a quando l’amministratore deve comunicare i dati dei morosi agli avvocati per il recupero crediti, o quando debba condividere informazioni con le ditte per i lavori di manutenzione. In questi casi, chi risponde se qualcosa va storto?

Particolare riferimento alla congruità dell’individuazione dell’ambito materiale in cui l’amministratore di condominio ricoprirebbe il ruolo di titolare del trattamento dei dati personali è uno degli aspetti centrali su cui il Garante sta lavorando. Facciamo un esempio pratico: il nostro amministratore deve far riparare l’ascensore. Per farlo, comunica alla ditta di manutenzione che al terzo piano abita la signora Rossi, che ha problemi di mobilità e ha urgente bisogno dell’ascensore funzionante. È legittimo? In quali casi l’amministratore può condividere questi dati?

Oppure: durante un’assemblea condominiale, l’amministratore legge pubblicamente l’elenco dei morosi con nomi e cognomi. Alcuni condomini registrano la riunione con il telefono. È tutto regolare dal punto di vista della privacy? La distinzione tra quando l’amministratore agisce come “titolare” dei dati (cioè decide lui cosa farne) e quando invece è solo un “responsabile” che esegue le istruzioni del condominio non è solo una questione legale: cambia completamente le responsabilità e i doveri di ciascuno. Le nuove linee guida promettono di fare chiarezza su questi punti grigi che fino ad ora hanno creato confusione sia tra gli amministratori che tra i condòmini stessi.

Assemblee condominiali e privacy: cosa cambia per le nostre riunioni.

L’assemblea condominiale è il cuore della vita condominiale, ma è anche il momento in cui circolano più informazioni personali. Chi può partecipare? Chi può registrare? Cosa succede se qualcuno porta un parente o un amico?

Le nuove linee guida del Garante stanno affrontando anche questi aspetti della quotidianità condominiale. E non è un caso: negli ultimi anni sono aumentate le segnalazioni di condomini che si sentivano violati nella loro privacy durante le assemblee. Pensate a situazioni che forse avete vissuto anche voi: il condomino che registra tutto con lo smartphone “per sicurezza”, la signora del primo piano che porta sempre la figlia alle riunioni, l’amministratore che legge ad alta voce dettagli sui ritardi nei pagamenti di alcuni condomini…

I terzi presenziano alla riunione se autorizzati e purché la loro presenza sia limitata alla discussione del punto dell’orine del giorno per il quale sono stati invitati. Questo principio, che emerge dalle nuove indicazioni, chiarisce finalmente quando è possibile far partecipare persone esterne all’assemblea. Ma non è solo una questione di chi può entrare nella sala riunioni. È anche una questione di come si gestiscono le informazioni durante l’assemblea. Il verbale deve riportare tutto quello che è stato detto? Le registrazioni audio sono permesse? Come si tutelano i condomini che hanno problemi economici o personali delicati?

Le assemblee condominiali spesso diventano teatro di discussioni accese, dove si toccano temi sensibili: dai problemi di convivenza ai ritardi nei pagamenti, dalle questioni familiari di alcuni condòmini ai contrasti di vicinato. Tutto questo “materiale umano” deve essere gestito nel rispetto della privacy di tutti.

Le nuove linee guida promettono di dare regole chiare per gestire questi momenti delicati, bilanciando il diritto all’informazione e alla partecipazione democratica con il diritto alla privacy di ciascun condomino.

Come partecipare al cambiamento: la consultazione pubblica.

Il Garante ha deliberato l’avvio di una procedura di consultazione pubblica proprio per raccogliere il parere di chi questi problemi li vive ogni giorno. L’iniziativa risponde all’esigenza di chiarire numerosi aspetti della disciplina che regola i rapporti condominiali alla luce delle innovazioni introdotte sia nella cornice normativa comunitaria in materia di protezione dei dati che nella disciplina nazionale di settore. Nel definire le Linee guida, l’Autorità ha tenuto conto dei più recenti orientamenti giurisprudenziali e dei provvedimenti adottati a seguito delle numerose segnalazioni e delle richieste di chiarimento ricevute nel tempo.

Ma cosa succede dopo? Una volta raccolti tutti i contributi, il Garante analizzerà le osservazioni ricevute e pubblicherà la versione definitiva delle linee guida. Queste diventeranno il punto di riferimento per tutti gli amministratori condominiali d’Italia e per i condomini che vogliono far valere i propri diritti. I contributi inviati dai partecipanti alla consultazione non precostituiscono alcun titolo, condizione o vincolo rispetto ad eventuali successive determinazioni del Garante, ma rappresentano comunque un’opportunità preziosa per influenzare regole che ci riguardano tutti da vicino. Il futuro della privacy condominiale si sta scrivendo proprio ora. E tutti noi possiamo contribuire a scriverlo meglio.

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