Privacy in condominio. L’informativa privacy: obblighi, contenuti e buone pratiche.

Nel contesto condominiale, spesso percepito come “privato” o “informale”, le regole in materia di protezione dei dati personali possono apparire astratte o difficili da applicare. Eppure, l’amministratore di condominio, in quanto soggetto che tratta dati personali per finalità determinate (gestione contabile, convocazioni, adempimenti fiscali, morosità ecc.), riveste il duplice ruolo di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e di titolare del trattamento, ai sensi dell’art. 4, par. 1, n. 7 GDPR.
In questa seconda veste è tenuto all’osservanza di alcuni adempimenti fondamentali, tra cui fornire le informative sul trattamento dei dati a beneficio di tutti gli interessati i cui dati vengono trattati: condòmini, inquilini, visitatori della sede se è presente la videosorveglianza, sito web ecc.

L’obbligo di informativa: fondamento normativo
L’art. 13 del GDPR stabilisce che, qualora i dati personali siano raccolti direttamente presso l’interessato, il titolare del trattamento è tenuto a fornire alcune informazioni fondamentali, tra cui:

l’identità e i dati di contatto del titolare (nome dell’Amministratore di condominio sia esso persona fisica o giuridica con indirizzo e recapito di posta elettronica);
le finalità e la base giuridica del trattamento (le finalità possono essere diverse a seconda dell’interessato a cui si rivolgono. Lo stesso dicasi per la base giuridica che nella maggior parte dei casi sarà l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso ai sensi dell’art. 6 c 1 lett b GDPR);
i destinatari o le categorie di destinatari dei dati (clienti in fase precontrattuale ad es. di richiesta preventivo; condòmini; dipendenti; fornitori; visitatori del sito web);
il periodo di conservazione (diverso a seconda del trattamento: per una richiesta di preventivo sarà breve; per la gestione dell’anagrafe condominiale si protrarrà fino a che dura il rapporto contrattuale con il condominio);
i diritti dell’interessato (se del caso avendo cura di indicare una casella di posta elettronica diversa da quella che si utilizza per il ricevimento della corrispondenza generica ad es. privacy@ per diminuire il rischio che le istanze che pervengono restino inevase con conseguente applicazione di sanzioni da parte del Garante privacy).
L’amministratore, infatti, deve dimostrare di aver informato in modo chiaro tutti i soggetti i cui dati tratta nell’ambito del suo mandato in ossequio al principio di accountability (art. 5, par. 2 e art. 24 GDPR).
A tale scopo occorrerà predisporre informative diverse per quanti sono gli interessati al trattamento dei dati.

A chi va fornita l’informativa in condominio?
In primo luogo occorrerà predisporre una informativa ai possibili clienti allorquando si riceve una proposta di preventivo a mezzo posta elettronica (base giuridica art 6 c 1 lett b, destinatari possibili clienti e tempo di conservazione molto breve).
In secondo luogo i dipendenti o collaboratori al momento dell’inizio del rapporto alle dipendenze dell’amministratore devono ricevere una informativa sul trattamento dei dati loro dedicata. In questo caso al rapporto contrattuale si aggiunge la base giuridica dell’obbligo di legge (art 6 c 1 lett c) e cambiano anche le finalità del trattamento, i destinatari e i tempi di conservazione dei dati.
Se l’Amministratore di condominio effettua videosorveglianza occorreranno informativa di primo livello (cartelli) e di secondo livello (informativa videosorveglianza “estesa”) adeguati.
I condomìni amministrati, invece, nella loro qualità di Titolari del trattamento dovrebbero dotarsi, all’occorrenza, quantomeno di una informativa sul trattamento dei dati per la videosorveglianza e di unadipendenti se è presente un portiere allo stabile o altro personale alle dipendenze del condominio.

Dove e come fornire l’informativa.
Nel contesto condominiale l’informativa può essere fornita con modalità diverse, in base ai destinatari:

ai condòmini, preferibilmente al momento dell’incarico o della prima comunicazione utile, anche allegandola alla convocazione dell’assemblea o inserendola in un’area riservata (es. portale condominiale);
ai dipendenti, al momento dell’inizio del rapporto di lavoro;
ai visitatori, tramite cartelli informativi per la videosorveglianza, conformi all’allegato n. 1 al Provvedimento del Garante del 8 aprile 2010, aggiornato dopo l’entrata in vigore del GDPR ed informativa estesa esposta nei pressi dell’area ripresa dalle telecamere.
L’importante è che l’informativa sia concisa, trasparente, intellegibile e facilmente accessibile (art. 12 GDPR). Per venire incontro a quest’ultima esigenza tutte le informative sul trattamento dei dati predisposte dall’Amministratore di condominio, ben potranno essere pubblicate anche sul sito web (se presente).
Sarà sufficiente un mero richiamo nella corrispondenza all’indirizzo dove esse si trovano per aver dato effettività i principi di trasparenza e accessibilità.

Buone pratiche sulla redazione e l’aggiornamento delle informative.
Nel rispetto del principio di responsabilizzazione (accountability), l’amministratore di condominio non può limitarsi a utilizzare modelli precompilati o generici di informativa. Ogni informativa deve essere confezionata sulla base delle reali attività di trattamento effettuate, tenendo conto delle specificità del condominio gestito, delle tecnologie impiegate (ad esempio per videosorveglianza o gestione documentale digitale) e delle modalità di comunicazione con i condòmini e con i fornitori.
Affidarsi a modelli standard non aggiornati o non calibrati sul concreto contesto operativo espone l’amministratore a rischi di non conformità e, soprattutto, a una perdita di controllo sul trattamento dei dati, con conseguenze anche sul piano della responsabilità civile e, in alcuni casi, sanzionatoria.
È importante sottolineare che l’informativa non è un documento statico, ma un contenuto soggetto a costante revisione, come tutta la documentazione in materia di protezione dei dati personali. In un’ottica di gestione dinamica del rischio (risk-based approach), l’informativa deve essere aggiornata ogniqualvolta intervengano modifiche organizzative, normative o tecnologiche, come ad esempio l’adozione di nuove piattaforme digitali per la gestione condominiale o il cambiamento dei soggetti responsabili del trattamento. Una mancata revisione può rendere l’informativa obsoleta e inidonea a garantire la trasparenza richiesta dall’art. 13 del GDPR.
A tale scopo è consigliabile evitare di indicare una data di revisione dell’informativa all’interno del documento poichè, nell’ipotesi in cui ci si dimentichi di aggiornarla, renderebbe evidente la sua obsolescenza. Meglio numerare le versioni dell’informativa, avendo cura di conservare anche le versioni precedenti, per dimostrare, ad un eventuale controllo del Garante privacy e, per esso, della Guardia di Finanza, Nucleo speciale privacy, di aver aggiornato, nel tempo, l’informativa.
La redazione e l’aggiornamento dell’informativa costituiscono, dunque, una componente essenziale della compliance privacy, oltre che un segnale concreto di correttezza e trasparenza nella gestione condominiale che qualifica l’amministratore e tutela l’interesse collettivo del condominio.
La predisposizione e l’aggiornamento delle informative sul trattamento dei dati non sono solo un obbligo formale, ma uno strumento di trasparenza e corretta gestione del trattamento dei dati personali in ambito condominiale. Per l’amministratore, rappresenta anche una forma di tutela e responsabilizzazione, utile a prevenire contestazioni o reclami.
Una gestione consapevole della privacy rafforza la fiducia tra condòmini e amministrazione, nel rispetto di principi fondamentali come la liceità, la correttezza e la trasparenza (art. 5, par. 1 GDPR). E oggi più che mai, anche nel condominio, la compliance può (e deve) essere semplice, chiara e concreta.

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