Condominio, e-mail e chat WhatsApp: le regole per gli amministratori

E-mail, chat e strumenti digitali dilagano in condominio ma vanno rispettate regole stringenti per tutelare i dati di chi ci abita

La gestione del condominio passa ormai quotidianamente attraverso strumenti digitali: e-mail, gruppi WhatsApp, piattaforme di messaggistica e applicazioni condivise. Tuttavia, la comodità operativa non può far dimenticare che i dati personali dei condomini devono essere trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale in materia di privacy.

Non a caso, il tema è oggi al centro dell’attenzione del Garante per la protezione dei dati personali. Nel 2025 l’Autorità ha infatti avviato una consultazione pubblica per l’adozione di nuove linee guida dedicate proprio al trattamento dei dati personali in ambito condominiale, evidenziando come le comunicazioni digitali, le chat di messaggistica e la condivisione dei recapiti dei condomini rappresentino uno dei principali ambiti di criticità applicativa del GDPR nel settore condominiale.

Tra i temi più frequenti vi sono la comunicazione degli indirizzi e-mail dei condomini e la creazione di chat condominiali da parte dell’amministratore. Ma quando tali attività sono lecite?

SI POSSONO COMUNICARE GLI INDIRIZZI E-MAIL DEI CONDOMINI?

L’indirizzo e-mail costituisce a tutti gli effetti un dato personale, in quanto consente di identificare direttamente o indirettamente una persona fisica. L’amministratore, nel trattare tali dati, opera quindi quale titolare del trattamento e deve rispettare i principi di liceità, correttezza, trasparenza e minimizzazione.

L’utilizzo dell’e-mail per finalità strettamente connesse alla gestione condominiale è generalmente lecito. Rientrano in tali attività, ad esempio, l’invio di convocazioni assembleari, comunicazioni tecniche, solleciti, verbali o avvisi relativi alla gestione dell’edificio. Diverso è invece il tema della comunicazione dell’indirizzo e-mail ad altri condomini o a soggetti terzi.

L’AMMINISTRATORE PUÒ COMUNICARE LE E-MAIL DEI CONDOMINI AGLI ALTRI PARTECIPANTI?

In linea generale, la risposta è negativa, salvo che vi sia una specifica base giuridica che legittimi tale comunicazione. L’amministratore non può, ad esempio, inviare una comunicazione inserendo tutti gli indirizzi e-mail in chiaro nel campo “A” o “CC”, rendendo visibili a ciascun destinatario gli indirizzi degli altri condomini. In questi casi deve essere utilizzato il campo “CCN” (copia conoscenza nascosta), così da evitare una diffusione indebita dei dati personali.

La comunicazione dell’indirizzo e-mail ad altri condomini potrebbe essere ammessa soltanto quando risulti necessaria e proporzionata rispetto a specifiche finalità connesse alla gestione condominiale, oppure previa acquisizione del consenso dell’interessato.

È importante ricordare che il consenso, per essere valido, deve essere libero, specifico e documentabile. Non può quindi essere presunto o desunto dal semplice fatto che il condomino abbia comunicato il proprio recapito all’amministratore.

CHAT CONDOMINIALI: UTILI, MA NON PRIVE DI RISCHI

Sempre più frequentemente gli amministratori creano gruppi WhatsApp o altre chat di messaggistica per velocizzare le comunicazioni con i condomini. Anche in questo caso occorre prestare attenzione.

L’inserimento del condomino in una chat comporta inevitabilmente la comunicazione del suo numero di telefono agli altri partecipanti, oltre alla possibile visibilità della foto profilo, dello stato e di ulteriori informazioni personali. Si tratta quindi di un trattamento di dati personali che richiede una precisa valutazione di liceità.

L’amministratore non dovrebbe inserire automaticamente i condomini in gruppi di messaggistica senza aver prima acquisito uno specifico consenso. La partecipazione alla chat deve infatti essere facoltativa e non può costituire modalità esclusiva di comunicazione delle informazioni condominiali.

Occorre inoltre definire chiaramente le finalità della chat, evitando utilizzi impropri o eccedenti. Il gruppo non dovrebbe trasformarsi in uno spazio di discussione incontrollata o di diffusione di informazioni personali, lamentele o contenuti non pertinenti alla gestione dell’edificio.

BUONE PRASSI PER AMMINISTRATORI E CONDOMINI

Per ridurre i rischi privacy, è consigliabile che l’amministratore:

• utilizzi sempre il campo “CCN” nelle comunicazioni multiple via e-mail;
• raccolga un consenso specifico per eventuali chat condominiali;
• informi chiaramente i condomini sulle modalità di trattamento dei dati;
• limiti la raccolta dei dati a quelli realmente necessari;
• eviti la diffusione non necessaria di recapiti personali.

La digitalizzazione della gestione condominiale rappresenta certamente un’opportunità di efficienza e rapidità, ma richiede attenzione e consapevolezza. Anche nel contesto del condominio, infatti, il rispetto della privacy non costituisce un mero adempimento formale, bensì uno strumento di tutela concreta delle persone e delle relazioni tra vicini.

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Daniele Umberto Spano Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity

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