Antiriciclaggio, vademecum in 7 fasi per gli amministratori di condominio

Dal 1° luglio 2026 sono cambiate le norme in materia di antiriciclaggio. Ecco quali procedure uno studio dovrebbe adottare per agire in sicurezza

Le nuove istruzioni UIF entrate in vigore il 1° luglio 2026 richiedono agli amministratori di condominio un approccio più strutturato nella prevenzione del riciclaggio. Oltre alla conoscenza della normativa, diventa fondamentale dotarsi di procedure organizzative interne in grado di documentare ogni fase del processo decisionale. Ecco un modello operativo, predisposto per i lettori di CondominioNotizie.it, che ogni studio professionale può adattare alla propria realtà.

L’antiriciclaggio non può più essere considerato un insieme di adempimenti da svolgere soltanto quando emerge un caso particolare. Le nuove Istruzioni dell’Unità di Informazione Finanziaria (UIF), approvate con il provvedimento del 18 dicembre 2025 ed entrate in vigore il 1° luglio 2026, spostano l’attenzione dall’evento finale alla qualità dell’intero percorso di analisi. Il professionista deve essere in grado di dimostrare di aver valutato le circostanze, raccolto gli elementi utili e motivato le proprie decisioni, anco quando conclude che non sussistono i presupposti per una Segnalazione di Operazione Sospetta (SOS).

Per questo motivo, ogni amministratore dovrebbe predisporre una procedura interna semplice, chiara e facilmente applicabile.

Fase 1. Individuare l’anomalia

Il primo passaggio consiste nel riconoscere che un’operazione presenta uno o più elementi che si discostano dalla normale gestione del condominio. L’anomalia può riguardare il comportamento di un fornitore, le modalità di pagamento, la documentazione presentata, la struttura dell’operazione, il comportamento del condomino o di altri soggetti coinvolti.

L’anomalia non equivale a un sospetto di riciclaggio, ma rappresenta il segnale che ci impone un approfondimento.

Fase 2. Raccogliere tutte le informazioni disponibili

Prima di assumere una qualsiasi decisione è opportuno raccogliere ogni elemento utile. Ad esempio, il contratto, i preventivi, la delibera assembleare, le fatture, le coordinate bancarie, le visure camerali, eventuali comunicazioni ricevute, la documentazione giustificativa. Quanto più completa sarà la documentazione, tanto più solida sarà la valutazione.

Fase 3. Porsi alcune domande fondamentali

Ogni operazione dovrebbe essere sottoposta a una verifica di coerenza. Ad esempio, è coerente con l’attività svolta? Il comportamento del soggetto coinvolto appare trasparente? Esistono spiegazioni ragionevoli? La documentazione è completa? Il pagamento segue le modalità che sono utilizzate normalmente? L’operazione presenta una logica economica?

Fase 4. Chiedere chiarimenti

Quando qualcosa non convince, è sempre preferibile chiedere spiegazioni. Spesso un’anomalia trova una giustificazione del tutto legittima. Le richieste dovrebbero essere formalizzate preferibilmente in forma scritta, così da lasciare traccia delle verifiche effettuate.

Fase 5. Valutare l’insieme degli elementi

Le nuove istruzioni UIF invitano a non soffermarsi sul singolo episodio. Occorre valutare il quadro complessivo. Una sola anomalia potrebbe non assumere alcun rilievo. Più anomalie contemporanee possono, invece, modificare significativamente il livello di rischio.

Fase 6. Documentare il percorso decisionale

Questa è la fase più importante. Lo studio deve conservare una scheda interna contenente una serie di elementi. Vediamo i principali, la data di verifica, la descrizione dell’operazione, gli elementi osservati, le verifiche effettuate, i chiarimenti acquisiti, le conclusioni alle quali si giunti, la decisione finale e il nominativo del componente dello studio che ha effettuato la valutazione.

Questo documento non viene trasmesso alla UIF. Serve a dimostrare che il professionista o lo studio ha operato secondo un metodo razionale e documentato.

Fase 7. Decidere

Solo al termine dell’analisi sarà possibile decidere se la pratica dovrà essere archiviata, se servono ulteriori approfondimenti e se effettuare la Segnalazione di Operazione Sospetta. Facciamo un esempio pratico per meglio esplicitate a tutti la procedura sopra esposta.

Un’impresa incaricata di eseguire lavori straordinari comunica il cambio del proprio conto corrente tre giorni prima del pagamento di un SAL di 20.000 euro. L’amministratore del condominio non può più modificare automaticamente le coordinate bancarie e procedere ad effettuare il bonifico sulle nuove coordinate bancarie. Deve seguire una procedura organizzata.

La procedura potrebbe essere la seguente: acquisire una richiesta firmata dal legale rappresentante dell’impresa con il quale il condominio ha sottoscritto il contratto di appalto; richiedere la documentazione che giustifica il pagamento sul nuovo conto corrente in sostituzione di quello indicato nel contratto di appalto; conservare tutte le comunicazioni intercorse; redigere una breve relazione interna e concludere la valutazione motivando la decisione adottata.

Il diagramma decisionale dello studio

Ogni studio dovrebbe adottare un flusso operativo semplice condiviso. Che preveda le fasi sopra riportate (Rilevazione dell’anomalia, raccolta documentale, richiesta di chiarimenti, valutazione complessiva, documentazione della decisione, archiviazione oppure SOS).

La realizzazione di un percorso standardizzato riduce il rischio di errori e garantisce uniformità di comportamenti. Anche se molti amministratori di condominio ritengono che le procedure interne rappresentino soltanto un ulteriore aggravio burocratico, in realtà accade il contrario.

Uno studio organizzato lavora con maggiore sicurezza, riduce il rischio di dimenticanze, facilita la formazione dei collaboratori, rende più semplice affrontare eventuali controlli e tutela il professionista sotto il profilo della responsabilità.

L’amministratore di condominio non è chiamato a svolgere attività investigative ne a sostituirsi alle autorità competenti. È però tenuto ad adottare un metodo professionale che consenta di riconoscere le situazioni anomale, ad approfondire con diligenza e a documentare il percorso che conduce a prendere la decisione finale in merito a quella determinata operazione.

Oggi la tutela del professionista non consiste soltanto nel conoscere la normativa antiriciclaggio, ma nell’essere in grado di dimostrare, in qualsiasi momento, di averla applicata attraverso procedure organizzative efficaci, coerenti e pienamente tracciabili.

PER APPROFONDIRE
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Battista Praino Amministratore

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