Conto corrente condominiale e cambio di firma: documenti e pratiche necessarie

CondominioNotizie lancia la proposta di un tavolo di confronto con le banche per individuare regole e processi certi nel cambio di firma sul conto corrente condominiale.

Verbale di nomina, documenti personali, codice fiscale, antiriciclaggio, poteri di firma, deleghe ai collaboratori e, talvolta, ulteriori richieste. Dopo il nostro primo intervento sul difficile rapporto tra banche e condomini proviamo a mettere ordine. Quali sono realmente i documenti necessari e perché le procedure sembrano ancora così diverse? Il problema non è soltanto quanto costa un conto corrente condominiale. E neppure quale banca offra l’home banking migliore.

Per un amministratore di condominio la vera prova del rapporto con un istituto di credito arriva spesso in un momento preciso, cioè quando assume la gestione di un nuovo fabbricato e deve ottenere l’operatività sul conto corrente già esistente.

È allora che comincia quello che molti amministratori professionisti conoscono come il “cambio di firma”. Un’espressione apparentemente semplice dietro la quale, nella pratica, possono nascondersi procedure differenti. C’è la banca che conclude l’operazione rapidamente e quella che richiede integrazioni documentali successive. C’è chi gestisce buona parte della procedura digitalmente e chi continua a richiedere la presenza fisica dell’amministratore.

E quando l’amministratore nominato è una società, anziché una persona fisica, la situazione può complicarsi ulteriormente. Dopo il nostro precedente intervento sul rapporto tra banche e condomìni, proviamo allora a fare un passo avanti. Quali informazioni servono realmente alla banca? E perché non esiste una procedura sufficientemente uniforme per un’operazione che riguarda potenzialmente centinaia di migliaia di rapporti bancari?

Partiamo da una certezza che è quella del conto corrente condominiale che, come sappiamo, è obbligatorio per legge. L’articolo 1129 del codice civile, nella formulazione introdotta dalla legge 11 dicembre 2012, n. 220 ed entrata in vigore a giugno 2023, stabilisce che l’amministratore di condominio è obbligato a far transitare le somme ricevute a qualunque titolo dai condòmini a terzi, nonché quelle erogate per conto del condominio, su uno specifico conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio.

Non è quindi il conto dell’amministratore. Non è il conto dello studio. E non è neppure un unico conto sul quale possono transitare indistintamente le somme dei diversi edifici amministrati. È il conto di quello specifico condominio. Quando cambia l’amministratore, pertanto, normalmente non cambia il titolare del rapporto, ma cambia il soggetto legittimato a rappresentare il condominio e a operare sul conto. Una distinzione fondamentale per comprendere tutto ciò che segue.

Caso pratico: il condominio Alfa cambia amministratore.

Il condominio Alfa ha un conto corrente con la Banca X. Il 15 settembre l’assemblea revoca l’amministratore Rossi e nomina l’amministratrice Bianchi. Il giorno successivo la nuova amministratrice deve poter pagare fornitori, stipendi, utenze, imposte e interventi urgenti. In teoria il passaggio dovrebbe essere lineare.

La banca deve innanzitutto accertare che la Bianchi sia effettivamente il nuovo soggetto legittimato a rappresentare il condominio e, contemporaneamente, deve assolvere agli obblighi previsti dalla normativa bancaria e antiriciclaggio. Ed è proprio qui cominciano le differenze operative.

Il primo documento è il verbale di nomina.

Il documento centrale non può che essere il verbale dell’assemblea dalla quale risulta la nomina. La banca deve infatti avere evidenza del titolo in forza del quale il nuovo amministratore dichiara di poter operare sul conto.

Ma fino a che punto può spingersi questo controllo? È sufficiente la copia del verbale? Occorre una dichiarazione di conformità? Deve essere prodotta l’intera documentazione assembleare? La banca deve verificare anche i quorum della deliberazione?

Sono questioni che meritano un approfondimento perché occorre distinguere la verifica documentale necessaria all’istituto per individuare il rappresentante legale del cliente (il condominio) dalla valutazione giuridica sulla validità della deliberazione assembleare. Sono due piani che non necessariamente coincidono. Ed è proprio su questo terreno che sarebbe particolarmente utile una procedura uniforme.

Il secondo livello è rappresentato dall’identificare chi opera materialmente

L’esigenza di identificare esattamente chi opera materialmente sul conto è collegata alla normativa antiriciclaggio. La banca deve sapere con chi sta instaurando o proseguendo il rapporto e chi fisicamente è autorizzato a operare.

Le disposizioni della Banca d’Italia sull’adeguata verifica prevedono infatti attività di identificazione del cliente e dell’eventuale esecutore, nonché, quanto previsto, l’identificazione del titolare effettivo e l’acquisizione delle informazioni necessarie sullo scopo e sulla natura del rapporto.

Per questo la richiesta dei documenti identificativi dell’amministratore non rappresenta di per sé un eccesso burocratico. Il problema è capire quali ulteriori informazioni siano effettivamente necessarie e con quali modalità debbano essere raccolte.

Quando l’amministratore è una società

La questione diventa ancora più interessante quando l’assemblea non nomina il sig. Mario Rossi personalmente, ma la “Rossi Amministrazioni S.r.l.”.  È una possibilità espressamente contemplata dall’articolo 71-bis delle disposizioni di attuazione del codice civile, nel rispetto dei requisiti stabiliti dalla norma. A quel punto si sovrappongono diversi soggetti: il condominio che è il titolare del conto, la società che è stata nominata come amministratrice, il legale rappresentante della società, la persona fisica che materialmente opera sul conto ed eventualmente i collaboratori ai quali devono essere attribuite specifiche facoltà operative. È comprensibile che la banca debba ricostruire correttamente questa catena.

Meno comprensibile sarebbe, invece, che la documentazione necessaria cambiasse radicalmente da istituto a istituto senza che l’amministratore possa conoscere preventivamente l’intera procedura.

Il grande problema delle checklist

Ed eccoci qui al cuore della questione. Ciò che servirebbe ad uno studio professionale è estremamente semplice, sapere quali documenti preparare. Immaginiamo una checklist nazionale per il cambio di firma dell’amministratore, composta, con gli opportuni adattamenti, da documentazione quale:

• Codice fiscale del condominio;
• Verbale dal quale risulti la nomina;
• Documenti identificativi e codice fiscale dell’amministratore;
• Documentazione societaria quando l’incarico è conferito a una società;
• Individuazione del legale rappresentante e degli eventuali esecutori;
•  Modulistica per l’adeguata verifica della clientela;
• Indicazione degli eventuali soggetti delegati a determinate operazioni;
• Recapiti PEC, e-mail e telefonici necessari alla gestione del rapporto.

L’elenco concreto dovrebbe naturalmente essere definito dagli operatori competenti, ma il principio è semplice: stessa situazione giuridica, documentazione di base riconoscibile e procedure comprensibili.

Poi ogni intermediario continuerebbe legittimamente a svolgere gli ulteriori approfondimenti richiesti dalla propria valutazione del rischio. Standardizzare non significa abolire i controlli, significa eliminare la burocrazia inutile. Altro capitolo riguarda l’adeguata verifica.

La banca deve acquisire e valutare informazioni sul rapporto e sull’operatività del cliente. È un obbligo derivante dal D.Lgs 231/2002 e dalla disciplina applicativa della Banca d’Italia. Il principio è difficilmente contestabile. Ciò che può creare difficoltà è l’utilizzo di modelli apparentemente concepiti prevalentemente intorno all’impresa.

Pensiamo ad un condominio che annualmente movimenta 600.000 euro. Quel numero, isolatamente considerato, racconta pochissimo. Potremmo trovarci davanti a un grande complesso residenziale con riscaldamento centralizzato, portierato, manutenzione degli impianti, assicurazione, energia, acqua e numerosi fornitori.

Oppure davanti a un piccolo edificio che quell’anno sta semplicemente realizzando un intervento straordinario sulla facciata. Il volume delle movimentazioni deve quindi essere compreso nel contesto della gestione condominiale. Ed è precisamente questo il senso di un’adeguata verifica realmente basata sul rischio, cioè conoscere il cliente anziché limitarsi a incasellarlo.

Il collaboratore può operare sul conto?

Questa è un’altra questione molto concreta per gli studi strutturati. Infatti, un amministratore che gestisce cento condomini difficilmente effettua personalmente ogni singola operazione amministrativa. Esistono collaboratori addetti alla contabilità, alla registrazione dei movimenti e alle attività bancarie. Il tema delle deleghe operative diventa quindi essenziale.

Una piattaforma bancaria moderna destinata ai condomìni dovrebbe consentire all’amministratore di attribuire profili differenziati di autorizzazione. Ad esempio, un collaboratore potrebbe essere autorizzato soltanto alla consultazione dei movimenti. Un secondo potrebbe predisporre i bonifici senza poterli autorizzare.  L’amministratore potrebbe conservare la facoltà esclusiva di confermare determinate operazioni oltre una certa soglia. Questa non è soltanto comodità, ma è organizzazione dello studio, segregazione delle funzioni e maggiore controllo.  

Quanto costa alla banca un condominio? E quanto costa al condominio la banca?

C’è infine il tema economico che meriterebbe maggiore trasparenza. Un conto condominiale può generare numerose operazioni: bonifici ai fornitori, incassi periodici delle quote condominiali, F24, addebiti delle utenze, accrediti, versamenti e riconciliazioni.

Per la banca rappresenta quindi un rapporto con caratteristiche particolari, ma anche per il condominio il costo non è necessariamente rappresentato dal solo canone mensile.

Occorre confrontare almeno il canone, il costo dei bonifici, il costo degli strumenti di incasso, le spese per operazioni, eventuali commissioni sui versamenti, numero degli utenti abilitati, esportazione dei dati e compatibilità con i gestionali condominiali.

Solo allora sarebbe possibile confrontare due offerte. Un conto che costa 5 euro al mese in meno potrebbe risultare molto più oneroso per uno studio se costringesse un collaboratore a ore di riconciliazioni manuali.

La vera richiesta può partire dagli amministratori

Ed è proprio qui che CondominioNotizie.it potrebbe trasformare questo articolo in qualcosa di più. Lanciamo una proposta agli amministratori italiani.

Raccontateci cosa accade realmente quando cambiate la firma su un conto corrente.

Non impressioni generiche. Ma documenti, checklist ricevute dalle banche, tempi trascorsi tra la richiesta e la piena operatività, numero delle integrazioni richieste, possibilità di effettuare procedure online, gestione delle società di amministrazione. Deleghe ai collaboratori, costi, servizi di incasso, conpatibilità con i software gestionali. E, soprattutto, eventuali difficoltà incontrate. Scriveteci sui nostri canali social, sul canale WhatsApp o via mail.

Dieci condomìni, cento o mille, la procedura dovrebbe essere la stessa.

Pensiamo infine a due professionisti. Il primo amministra dieci condomìni, il secondo ne amministra cinquanta. Quando acquisiscono un nuovo edificio, entrambi devono sapere cosa occorre per diventare operativi sul relativo conto corrente.

Per il secondo, tuttavia, una procedura inefficiente moltiplicata per decine di passaggi di gestione ogni anno può trasformarsi in centinaia di ore di lavoro improduttivo. E alla fine questo costo ricade inevitabilmente sul sistema condominiale. È per questo che la questione non riguarda soltanto gli amministratori, ma riguarda i condomini. La soluzione potrebbe partire da un confronto tra il settore bancario e quello condominiale.

La proposta: un tavolo tra ABI, banche e mondo condominiale

La soluzione potrebbe partire da un confronto tra il settore bancario e quello condominiale. ABI, istituti di credito, associazioni degli amministratori, professionisti ed esperti della normativa antiriciclaggio potrebbero lavorare alla definizione di linee guida operative per i rapporti bancari condominiali.

Non imporre a tutte le banche lo stesso prodotto commerciale. La concorrenza deve rimanere, ma per individuare un linguaggio e una base documentale comuni.

L’obiettivo potrebbe essere molto concreto, arrivare a una “checklist bancaria del condominio”, valida come riferimento per apertura del rapporto, cambio dell’amministratore, amministratore societario, deleghe e adeguata verifica.

Dopo oltre tredici anni dall’introduzione dell’obbligo del conto corrente condominiale, sarebbe difficile considerarla una richiesta prematura.

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