Cambio di amministratore e problemi di bilancio

Nel cambio di amministratore vanno tutelati i condòmini e il patrimonio del condominio per prima cosa. Ecco come dovrebbe avvenire correttamente il passaggio di consegne dei conti di un condominio

Il nuovo amministratore trova debiti non registrati, saldi che non coincidono, fatture non pagate o crediti verso condòmini difficili da ricostruire. Chi deve sistemare i conti?  Il precedente amministratore resta responsabile? E soprattutto, l’assemblea può approvare un rendiconto predisposto da chi non ha materialmente gestito quell’esercizio? Il cambio di gestione non cancella il passato contabile del condominio, ma occorre ricostruirlo, documentarlo e renderlo comprensibile ai condòmini. Cambiare amministratore non significa ripartire da zero.

È questo, probabilmente, il primo concetto che dovrebbe essere chiaro quando, dopo anni di gestione, un condominio decide di affidarsi a un nuovo professioniste. Nella pratica, infatti, il momento più delicato non è mai la nomina. È ciò che accade nelle settimane successive, quando arrivano le consegne e il nuovo amministratore deve comprendere quale sia la reale situazione economica e patrimoniale dell’edificio.

Il problema non è soltanto stabilire chi abbia sbagliato. La prima esigenza è un’altra, cioè stabilire quale sia la reale situazione economica del condominio. Il passaggio delle consegne non è una semplice consegna di faldoni.

L’art. 1129 c.c. stabilisce espressamente che, alla cessazione dell’incarico, l’amministratore deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso riguardante il condominio e i singoli condomini. La Corte di Cassazione ha più volte sottolineato la portata di questo obbligo. La documentazione relativa alla gestione non appartiene all’amministratore uscente, ma è di pertinenza dei condomini. La Cassazione ha inoltre chiarito che il precedente amministratore non può sottrarsi alla consegna sostenendo, ad esempio, che il successore potrebbe procurarsi autonomamente alcuni documenti presso banche, fornitori o singoli condòmini.

Esiste un vero dovere di collaborazione con chi subentra nella gestione, ma ricevere i documenti è soltanto il primo passaggio.

Il nuovo amministratore dovrebbe effettuare una verifica dello stato contabile ricevuto. Dovrà controllare almeno che il saldo del conto corrente corrisponda al saldo risultante dalla contabilità, che i crediti dichiarati verso i condòmini e i relativi versamenti effettuati siano effettivamente quelli comunicati nel passaggio delle consegne, così come corrispondano i debiti verso i fornitori con le fatture da pagare consegnate. Verificare la consistenza dei fondi condominiali e le varie posizioni giudiziarie e di recupero dei crediti. Verificare infine i vari contratti in essere e i vari impegni economici già assunti dal condominio, oltre che gli eventuali lavori straordinari eventualmente in essere.  

Il verbale di passaggio delle consegne, pertanto, non dovrebbe essere considerato una sorta di certificazione automatica della correttezza della precedente gestione. Ricevere la contabilità significa prenderla materialmente in carico. Non significa necessariamente certificarne la correttezza.

E se il bilancio dell’ultimo esercizio non è stato approvato?

È una delle situazioni più frequenti. Immaginiamo che l’amministratore Rossi abbia gestito il condominio fino al 30 settembre. L’esercizio si sia chiuso il 31 dicembre dell’anno precedente, ma il relativo rendiconto non sia mai stato sottoposto all’assemblea. A ottobre viene nominato l’amministratore Bianchi. Che deve occuparsi dei conti?

Il nuovo amministratore non può semplicemente ignorare l’esercizio sostenendo che “non era la mia gestione”. Il condominio deve comunque arrivare a conoscere e deliberare sulla propria situazione contabile. Naturalmente il nuovo professionista non potrà attestare fatti che non conosce né assumersi automaticamente la responsabilità delle operazioni compiute dal precedente amministratore. Potrà però, sulla base della documentazione ricevuta, ricostruire la gestione precedente e sottoporre all’assemblea un rendiconto intellegibile, evidenziando eventuali riserve, anomalie, documenti mancanti o poste che non è stato possibile verificare. Questa distinzione è fondamentale.

Una cosa è predisporre o ricostruire il rendiconto, altra cosa è assumersi la responsabilità delle scelte e delle operazioni compiute dal precedente amministratore.

Il rendiconto deve raccontare la situazione reale del condominio

L’art. 1130-bis c.c. richiede che il rendiconto rappresenti entrate, uscite e ogni altro dato relativo alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili e alle eventuali riserve, in maniera tale da consentirne l’immediata verifica.

La documentazione deve comprendere registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota sintetica esplicativa della gestione, nella quale devono trovare spazio anche rapporti in corso e questioni pendenti. La Cassazione ha ulteriormente precisato che la contabilità condominiale deve consentire di comprendere sia i movimenti finanziari effettivamente intervenuti, sia la situazione economico-patrimoniale della gestione.

Particolarmente significativa è la recente giurisprudenza della Suprema Corte, secondo cui il rendiconto deve rappresentare tanto il profilo di cassa, indicando entrate ed esborsi effettivamente intervenuti, quanto quello per competenza, evidenziando, tra l’altro, impegni di spesa pagati e non pagati e quote deliberate, riscosse e non riscosse. Non basta, quindi, che “i numeri tornano”, ma devono essere comprensibili e devono rappresentare la situazione effettiva.

La stessa Cassazione ha chiarito che assume rilievo l’eventuale divergenza tra il risultato reale dell’esercizio e quello rappresentato nel rendiconto, nonché l’impossibilità per il condominio di conoscere concretamente i reali elementi contabili attraverso registro di contabilità, riepilogo finanziario e nota esplicativa.

Il problema più pericoloso è quello di riportare automaticamente i saldi precedenti senza un’adeguata verifica. Questo rappresenta una scelta rischiosa. Il saldo dovrebbe trovare corrispondenza nella documentazione contabile ricevuta e nelle deliberazioni assembleari che ne costituiscono il presupposto.

Compito dell’amministratore entrante non è tutelare la contabilità precedente, ma quello di tutelare la corretta contabilità del condominio che da quel momento amministra.

Se emergono anomalie, non bisogna necessariamente cercare un colpevole.

Questo è probabilmente uno degli aspetti più importanti nella gestione professionale del passaggio delle consegne. Una differenza contabile non significa automaticamente appropriazione di denaro. Una fattura non registrata non significa automaticamente mala gestione. Un saldo errato non significa necessariamente che il precedente amministratore abbia commesso un errore.

Prima di formulare accuse occorre ricostruire i fatti. Soltanto successivamente sarà possibile stabilire se si tratti di un semplice errore materiale, di una irregolarità gestionale o di una condotta suscettibile di determinare una responsabilità professionale, civile o, nelle situazioni più gravi, anche penali.

Quando serve un revisore contabile

In presenza di una contabilità particolarmente complessa, il nuovo amministratore non dovrebbe essere trasformato in gestore, investigatore e certificatore del lavoro del predecessore. L’art. 1130-bis c.c. offre uno strumento particolare utile: il revisore della contabilità condominiale. L’assemblea può nominarlo in qualsiasi momento e anche per più annualità specificamente individuate.

In alcuni casi può essere particolarmente opportuno soprattutto quando ci sono molti esercizi da ricostruire, importanti differenze contabili oppure contestazioni tra il vecchio e il nuovo amministratore e consentire i condomini a comprendere quale sia l’effettiva situazione patrimoniale del condominio.

Nel passaggio delle consegne la procedura corretta dovrebbe essere quella di fotografare la situazione ricevuta, acquisire i documenti mancanti, riconciliare il conto corrente, verificare crediti e debiti, ricostruire gli eventuali fondi e soltanto alla fine determinare l’effettiva situazione patrimoniale. Se le anomalie restano rilevanti, sarà l’assemblea a valutare, eventualmente sulla di una revisione contabile, le successive iniziative.

Pertanto, il passaggio delle consegne trasferisce documenti, informazioni, disponibilità finanziarie e rapporti pendenti. Non cancella però eventuali errori pendenti e, soprattutto, non rende automaticamente corretti i saldi che vengono consegnati al nuovo amministratore.

La trasparenza protegge il nuovo amministratore

Una gestione professionale dovrebbe quindi documentare dettagliatamente lo stato nel quale viene ricevuto il condominio. Se emergessero anomalie, il nuovo amministratore dovrebbe comunicarlo tempestivamente all’assemblea senza formulare conclusioni che non siano supportate da documenti. È una tutela per i condòmini, ma anche per lui o lei.

Il momento del subentro rappresenta quindi una sorta di linea di confine contabile che dovrebbe essere documentata con particolare attenzione.

Cambiare amministratore non significa cancellare il passato

Il condominio continua ad essere titolare dei propri crediti, dei propri debiti, dei fondi costituiti e dei rapporti giuridici già esistenti indipendentemente dalla persona che in quel momento lo amministra. Cambiare amministratore significa cambiare il soggetto incaricato della gestione, non creare un nuovo condominio.

Ed è proprio per questo che il passaggio delle consegne dovrebbe essere considerato uno dei momenti più importanti dell’intera vita amministrativa dell’edificio. Un buon amministratore deve verificare ciò che riceve. Perché prima ancora di stabilire chi eventualmente abbia commesso un errore, occorre rispondere alla domanda che interessa ai condomini: quanto denaro abbiamo in cassa, quanto dobbiamo pagare, quanto dobbiamo ancora incassare e qual è, oggi, la reale situazione economica del nostro condominio?

Solo quando queste quattro domande trovano una risposta chiara si può davvero parlare di una gestione condominiale trasparente.Nel cambio di amministratore

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