Ferie in condominio, vademecum per l’amministratore prima di andare in vacanza

Alcune accortezze prima delle ferie, tra buona organizzazione, comunicazioni ai condomini, i rapporti con i fornitori e la gestione delle emergenze

Ogni anno, con l’arrivo del mese di agosto, migliaia di studi di amministrazione condominiale abbassano temporaneamente le serrande. È una situazione del tutto fisiologica, anche gli amministratori hanno diritto alle ferie. Dai piccoli studi professionali, dove spesso lavora una sola persona, fino alle strutture più organizzate, agosto rappresenta tradizionalmente il periodo di chiusura. I grandi studi riescono normalmente a organizzare turnazioni del personale, mentre quelli di dimensioni più contenute sospendono l’attività per una o più settimane, spesso in concomitanza con Ferragosto.

Ma il condominio, diversamente dagli uffici, non chiude mai. Un tubo può rompersi il 15 agosto, un ascensore può fermarsi, un violento temporale può scoperchiare un tetto o abbattere un albero nel giardino condominiale. Per questo motivo è opportuno chiedersi: quali sono i doveri dell’amministratore prima di andare in ferie?

LA LEGGE NON VIETA LE FERIE ALL’AMMINISTRATORE DI CONDOMINIO

Nel codice civile non esiste alcuna disposizione che impedisca all’amministratore di sospendere l’attività lavorativa durante il periodo estivo. L’amministratore, infatti, svolge un incarico professionale e, come qualsiasi altro professionista, ha diritto di godere di un periodo di riposo.

Tuttavia, gli art. 1129 e 1130 del c.c. gli impongono di garantire una corretta amministrazione del condominio e di compiere tutti gli atti necessari alla conservazione delle parti comuni. Tali obblighi non vengono meno semplicemente perché lo studio è chiuso per le ferie.

In altre parole, il diritto alle ferie deve conciliarsi con il dovere di assumere la continuità della gestione condominiale.

LA PRIMA REGOLA È INFORMARE PER TEMPO I CONDOMINI

La comunicazione rappresenta probabilmente l’adempimento più importante. Una semplice circolare, inviata alcuni giorni prima della chiusura, consente di evitare incomprensioni e inutili polemiche.

È buona prassi indicare le date di chiusura dello studio, la data di riapertura, gli orari dell’ultimo giorno di apertura, le modalità con cui verranno gestite le emergenze, gli eventuali recapiti telefonici dedicati alle sole urgenze. Una comunicazione chiara trasmette professionalità e rassicura i condomini.

L’AMMINISTRATORE DEVE LASCIARE UN NUMERO DI REPERIBILITÀ?

Questa è probabilmente la domanda che molti amministratori si pongono. La risosta è no. Nel nostro ordinamento non esiste una norma che imponga all’amministratore di essere reperibile ventiquattro ore su ventiquattro o durante tutto il periodo di ferie.

Ciò non significa, però, che possa rendersi completamente irreperibile. Qualora si verifichi una situazione urgente che richieda un intervento immediato per evitare danni al fabbricato o ai condomini, l’amministratore continua ad essere tenuto a compiere gli atti conservativi delle parti comuni dall’art. 1130 del c.c.

Per questo motivo la soluzione migliore dal punto di vista organizzativo consiste nell’attivare almeno un recapito dedicato esclusivamente alle emergenze, oppure incaricare una persona di fiducia o un collaboratore di ricevere le segnalazioni più gravi.

NON TUTTO È UN’EMERGENZA

Uno degli errori più frequenti consiste nel confondere le urgenze reali con le normali richieste di gestione. Durante il periodo di chiusura dovrebbero essere trattati esclusivamente casi come le perdite di acqua importanti, gli incendi, le fughe di gas, i blackout delle parti comuni, i danni provocati da eventi atmosferici, i cedimenti strutturali e le infiltrazioni che rischiano di aggravarsi rapidamente.

Possono, invece, attendere la riapertura dello studio richieste quali la copia di documenti, le certificazioni, i chiarimenti contabili, le richieste di preventivi, le segnalazioni non urgenti, gli appuntamenti. Definire chiaramente questa distinzione nella comunicazione inviata ai condomini riduce sensibilmente le telefonate improprie.

INFORMARE ANCHE I FORNITORI

Prima della chiusura estiva è opportuno avvisare anche le imprese che collaborano stabilmente con il condominio. In particolare, il manutentore dell’ascensore, l’idraulico, l’elettricista, l’impresa delle pulizie, il giardiniere, il manutentore della centrale termica, le imprese impegnate in lavori straordinari.

In questo modo tutti sapranno come comportarsi nel caso si renda necessario un intervento urgente. Se il condominio è interessato da lavori di manutenzione straordinaria, il periodo precedente alle ferie richiede un’attenzione ancora maggiore.

L’amministratore dovrebbe verificare lo stato di avanzamento dei lavori, la presenza di eventuali ponteggi, i sistemi di sicurezza, le coperture provvisorie, i recapiti del direttore dei lavori, la disponibilità dell’impresa esecutrice durante il periodo di chiusura.

Un controllo preventivo può evitare problemi molto seri, soprattutto in caso di temporali estivi.

CONTROLLARE LA POSIZIONE ASSICURATIVA

Anche questo è un controllo spesso sottovalutato. Prima della chiusura estiva è opportuno verificare la validità della polizza Globale Fabbricati, eventuali franchigie, i recapiti del broker, le procedure di denuncia di un sinistro e la documentazione necessaria in caso di evento atmosferico.

Negli ultimi anni grandinate, bombe d’acqua e raffiche di vento hanno provocato migliaia di sinistri proprio nel mese di agosto. Sapere già come attivare la denuncia del danno permette di risparmiare tempo prezioso.

UN PICCOLO VADEMECUM PUÒ FARE LA DIFFERENZA

Molti studi professionali allegano ormai alla comunicazione di chiusura un breve promemoria contenete i numeri di emergenza, il recapito dei manutentori, le indicazioni su quando chiamare l’amministratore, i comportamenti da tenere in caso di fuga di gas, di incendio o di allagamento.

Si tratta di una buona pratica organizzativa che migliora sensibilmente il rapporto con i condomini. L’amministratore ha pieno diritto di andare in vacanza, ma le ferie non sospendono il mandato. Allo stesso tempo, però, il mandato fiduciario conferito dall’assemblea non entra in ferie.

Il codice civile non impone una reperibilità continua né vieta la chiusura dello studio durante il mese di agosto. Richiede però che l’amministratore continui a garantire la tutela degli interessi del condominio e sia in grado di intervenire, direttamente o tramite un’organizzazione adeguata, quando si verifichino situazioni realmente urgenti.

In definitiva, una comunicazione tempestiva, un piano di gestione delle emergenze e una corretta organizzazione rappresentano gli strumenti migliori per consentire all’amministratore di godere di un meritato periodo di riposo senza lasciare il condominio privo dell’assistenza necessaria.

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