Intelligenza artificiale in condominio e negli studi: cosa cambia dal 2 agosto con AI Act

Il 2 agosto entra in vigore buona parte delle norme previste dall’AI Act europeo che impone la formazione per chi usa l’intelligenza artificiale

Sempre più gestionali per l’amministrazione condominiale integrano funzioni di intelligenza artificiale: previsioni di spesa, individuazione di anomalie nei bilanci, elaborazione automatica di statistiche sui consumi, bozze di relazioni assembleari. Uno strumento comodo, che però da quest’anno non è più “neutro” sul piano normativo: dal 2 agosto 2026 diventa pienamente applicabile il Regolamento UE 2024/1689, il cosiddetto AI Act, recepito nel nostro ordinamento dalla legge 23 settembre 2025, n. 132. Vale la pena capire cosa comporta per chi amministra condomìni.

COSA CAMBIA IL 2 AGOSTO

Il 2 agosto 2026 entrano in applicazione generale i capitoli del Regolamento dedicati ai sistemi ad alto rischio, agli obblighi di trasparenza (art. 50) e all’intero apparato sanzionatorio. È la data che riguarda il maggior numero di soggetti, perché non colpisce solo chi sviluppa software di IA, ma anche chi lo utilizza nella propria attività professionale: nel linguaggio del Regolamento, il “deployer” o utilizzatore. Un amministratore che si serve di un tool di IA per elaborare i dati condominiali rientra in questa categoria. Vediamo concretamente cosa cambia, soprattutto per gli studi di amministrazione.

Alfabetizzazione sull’IA. L’obbligo, già in vigore dal febbraio 2025, richiede che chi utilizza sistemi di intelligenza artificiale — e i propri collaboratori — abbia una competenza adeguata a comprenderne funzionamento e limiti. Non basta usare lo strumento: bisogna sapere cosa fa e quali errori può produrre, soprattutto quando elabora dati sensibili come le posizioni debitorie dei condòmini.

Trasparenza verso i condòmini. Se il gestionale utilizza un chatbot per rispondere alle richieste degli utenti, o genera automaticamente testi (relazioni, comunicazioni) che potrebbero essere scambiati per un contenuto scritto da una persona, l’art. 50 dell’AI Act impone di renderlo riconoscibile.

Il lavoro intellettuale resta dell’amministratore. La Legge 132/2025, all’articolo 13, dedicato alle professioni intellettuali, chiarisce un punto cruciale: l’intelligenza artificiale può essere impiegata solo per attività strumentali e di supporto, mentre deve restare prevalente il lavoro intellettuale del professionista. Tradotto per il condominio: l’IA può aiutare a calcolare i riparti millesimali od a individuare uno scostamento di spesa, ma la valutazione, la decisione e la responsabilità restano dell’amministratore, che non può delegare all’algoritmo scelte che competono al suo mandato.

Sistemi ad alto rischio. Un semplice software di calcolo o di reportistica difficilmente rientra tra i sistemi “ad alto rischio” individuati dall’Allegato III del Regolamento. Resta comunque buona prassi verificare, insieme a una persona esperta, come è stato classificato lo strumento utilizzato.

COSA FARE PER ESSERE IN REGOLA

• Fare l’elenco degli strumenti di IA effettivamente in uso nello studio (gestionali, chatbot, strumenti di scrittura assistita);
• Chiedere ai fornitori software conferma dell’adeguamento al Regolamento e della classificazione di rischio dei loro strumenti;
• Consultare un professionista per applicare gli adempimenti, integrandoli con il GDPR;
• Prevedere un minimo di formazione interna sull’uso corretto di questi strumenti;
• Continuare a firmare, verificare e assumersi la responsabilità di ogni documento prodotto con l’ausilio dell’IA, senza validazioni “automatiche”.

Non è richiesto uno stravolgimento dell’attività quotidiana, ma un primo censimento degli strumenti utilizzati e qualche accorgimento di trasparenza possono evitare.

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Daniele Umberto Spano Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity

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