Cambiare manutentore dell’ascensore: i 10 consigli per non avere problemi

Dalla disdetta del vecchio contratto alla presa in carico del nuovo manutentore, cambiare impresa non significa soltanto affidare l’ascensore a un’altra società. Ecco come dovrebbe gestire professionalmente il passaggio un amministratore.

Cambiare manutentore dell’ascensore può sembrare un’operazione relativamente semplice per il condominio: termina un contratto e ne comincia un altro. Dal punto di vista tecnico, però, sarebbe un errore considerarla soltanto una sostituzione di fornitori. Quando una nuova impresa assume la manutenzione di un ascensore entra infatti in rapporto con una macchina che può avere venti, trenta o quarant’anni di storia. E quella storia conta.

Riparazioni effettuate, componenti sostituiti, modifiche, guasti ricorrenti, prescrizioni derivanti dalle verifiche periodiche, anomalie segnalate e interventi programmati costituiscono informazioni preziose. Per questo un cambio di manutentore dovrebbe essere gestito come un vero passaggio di consegne tecnico e documentale. Vediamo, dal punto di vista di chi lavora sugli impianti, quali sono i dieci passaggi che possono fare la differenza.

1. Prima di tutto, leggere il contratto che si vuole lasciare

Il primo errore si commette spesso ancora prima di parlare con il nuovo manutentore. Occorre controllare il contratto in essere. Durata, scadenza, eventuale rinnovo, termine e modalità della disdetta devono essere verificati attentamente.

L’amministratore dovrebbe inoltre controllare l’esistenza di interventi già autorizzati, preventivi accettati ma non ancora eseguiti, fatture pendenti o altre situazioni che possano interferire con il passaggio. Il nuovo contratto dovrebbe possibilmente iniziare senza lasciare zone temporali nelle quali non sia chiaramente individuato il soggetto incaricato della manutenzione.

2. Stabilire con precisione quando finisce un incarico e quando comincia l’altro

Il passaggio dovrebbe avere una data certa. Se il vecchio contratto termina il 30 settembre, il nuovo servizio dovrà essere organizzato in maniera coerente con quella cessazione. Sembra un dettaglio amministrativo, ma non lo è. Immaginiamo che proprio durante la fase di transizione l’ascensore si fermi con una persona all’interno. Chi deve intervenire? Quale numero deve chiamare il condominio? Quale impresa risulta incaricata? Nella gestione degli impianti di sicurezza, le zone grigie sono sempre da evitare.

3. Recuperare la documentazione prima del cambio

Questo è uno dei passaggi più importanti. L’amministratore dovrebbe verificare di possedere e poter rendere disponibile al nuovo manutentore la documentazione pertinente all’impianto. Il Dpr 162/1999 prevede specifici obblighi documentali relativi all’esercizio, alla manutenzione e alle verifiche dell’ascensore.

Occorre quindi controllare, in relazione allo specifico impianto, la presenza della documentazione prevista dalla normativa e di quella tecnica formatasi durante la sua vita. Non bisogna aspettare che sia il nuovo manutentore, magari durante il primo guasto, a scoprire che manca qualcosa.

4. Consegnare anche lo storico degli interventi

Qui entriamo in una buona pratica che può migliorare enormemente la qualità del servizio. Supponiamo che negli ultimi due anni l’ascensore si sia fermato otto volte. Il nuovo manutentore arriva e trova l’impianto perfettamente funzionante. Se nessuno gli racconta ciò che è accaduto prima, vede soltanto una fotografia. Se invece riceve uno storico sufficientemente dettagliato degli interventi, vede il film. Scoprirà, per esempio, che cinque degli otto fermi hanno riguardato le porte, che tre si sono verificati allo stesso piano oppure che un componente è già stato oggetto di ripetute regolazioni. Sono informazioni tecniche preziose.

5. Evidenziare subito i problemi ancora aperti

Non tutto ciò che riguarda l’ascensore è necessariamente concluso al momento del cambio. Potrebbero esserci anomalie intermittenti. Un componente potrebbe essere stato segnalato come prossimo alla sostituzione. Potrebbe esserci un preventivo per un intervento non ancora deliberato. Oppure potrebbe essere stata formulata una prescrizione in occasione di una verifica. Il nuovo manutentore deve poter conoscere queste situazioni. Il principio dovrebbe essere semplice: nessuna criticità conosciuta dovrebbe scomparire nel passaggio da un’impresa all’altra.

6. Il nuovo manutentore dovrebbe effettuare una presa in carico tecnica

Prima di considerare completato il cambio, è opportuno che la nuova impresa conosca direttamente l’impianto che dovrà mantenere. Non basta sapere marca, portata e numero delle fermate. Occorre prendere conoscenza delle caratteristiche tecniche dell’ascensore, delle sue condizioni e delle istruzioni di manutenzione applicabili.

La UNI EN 13015:2008 costituisce il riferimento tecnico per la predisposizione delle istruzioni relative alle operazioni di manutenzione degli ascensori di nuova installazione; per gli impianti esistenti può essere assunta come riferimento. La manutenzione professionale deve comunque essere organizzata considerando le caratteristiche reali dell’impianto.

7. La presa in carico dovrebbe produrre una fotografia iniziale

Dal punto di vista gestionale, sarebbe molto utile che la prima verifica del nuovo manutentore producesse una relazione, anche sintetica, sullo stato dell’impianto. Non necessariamente una perizia. Piuttosto una fotografia iniziale. Per esempio: impianto regolarmente funzionante; componenti che richiedono attenzione; eventuali anomalie rilevate; situazioni da approfondire; componenti obsoleti o di difficile reperibilità eventualmente individuati; interventi consigliati; eventuali aspetti documentali da integrare.

Questo documento tutela innanzitutto il condominio perché stabilisce da quale situazione parte il nuovo rapporto manutentivo.

8. Non trasformare la presa in carico in una lista della spesa

Esiste però anche il rischio opposto. Il cambio di manutentore non dovrebbe diventare automaticamente l’occasione per proporre la sostituzione di decine di componenti. Se la nuova impresa individua delle criticità, queste dovrebbero essere motivate. L’amministratore dovrebbe chiedere di distinguere chiaramente tra:

interventi necessari per la sicurezza o il corretto funzionamento;

interventi consigliati per prevenire problemi futuri;

modernizzazioni o miglioramenti programmabili.

Sono categorie differenti e l’assemblea deve poterle comprendere.

9. Aggiornare immediatamente tutte le informazioni nel condominio

Dal giorno del cambio deve essere chiaro a tutti chi chiamare Numero per i guasti, servizio di emergenza, eventuali istruzioni presenti presso l’impianto e riferimenti utilizzati per l’allarme devono essere verificati e aggiornati quando necessario. Particolare attenzione merita il sistema di allarme destinato alle persone eventualmente intrappolate in cabina.

La UNI EN 81-28:2022 disciplina i requisiti tecnici dei sistemi di allarme degli ascensori ai quali si applica e affronta specificamente il rischio di intrappolamento. Il cambio della società manutentrice deve quindi essere valutato anche sotto questo profilo, verificando che la catena di comunicazione e assistenza prevista per lo specifico impianto sia correttamente configurata.

Non sarebbe accettabile scoprire durante un’emergenza che la chiamata viene ancora indirizzata a un soggetto che non gestisce più l’ascensore.

10. Creare da quel momento un archivio tecnico del condominio

Il cambio di manutentore può diventare l’occasione per fare qualcosa che sarà utilissimo negli anni successivi: creare un vero fascicolo tecnico gestionale dell’ascensore. Accanto alla documentazione prevista dalla legge, l’amministratore può organizzare un archivio digitale contenente:

il contratto di manutenzione, la documentazione tecnica disponibile, i verbali delle verifiche periodiche, gli eventuali verbali di verifiche straordinarie, i rapporti degli interventi, i preventivi, le fatture relative agli interventi straordinari, la documentazione sulle modifiche effettuate, le segnalazioni di guasti significativi, lo storico annuale dei fermi, le eventuali relazioni tecniche, la documentazione relativa ai componenti sostituiti.

In questo modo la storia dell’impianto appartiene realmente al condominio e non rimane dispersa tra e-mail, vecchie fatture e archivi dei diversi manutentori.

Un esempio pratico: cambia il manutentore e dopo venti giorni l’ascensore si ferma

Immaginiamo un condominio di nove piani. Il 30 settembre termina il contratto con la società Alfa. Dal primo ottobre subentra la società Beta. Il 20 ottobre l’ascensore si ferma. Il tecnico della nuova società interviene e rileva un’anomalia relativa al sistema delle porte. Per lui è il primo episodio.

Ma dall’archivio del precedente manutentore risulta che negli ultimi diciotto mesi erano già stati effettuati quattro interventi nella stessa area funzionale. Questa informazione cambia completamente la diagnosi. Se il nuovo tecnico non conoscesse lo storico, potrebbe ragionevolmente affrontare l’evento come un guasto isolato.

Se invece conosce i precedenti, potrà valutare fin dall’inizio l’ipotesi di una criticità ricorrente e approfondirne le cause. Il documento storico, in questo caso, diventa parte della diagnosi.

E se il vecchio e il nuovo manutentore danno giudizi completamente diversi?

È una situazione tutt’altro che impossibile. La vecchia impresa potrebbe sostenere che l’impianto è in buone condizioni. La nuova potrebbe segnalare numerosi interventi. L’amministratore non dovrebbe automaticamente stabilire chi abbia ragione. Deve chiedere dati. Quale componente presenta il problema? Quale anomalia è stata rilevata? Si tratta di un problema di sicurezza, di affidabilità, di obsolescenza o semplicemente di un possibile miglioramento? Esiste una prescrizione dell’organismo che effettua le verifiche? L’intervento è urgente oppure programmabile?

Se il contrasto riguarda questioni tecniche importanti o investimenti rilevanti, può essere opportuno acquisire una valutazione tecnica indipendente, evitando che l’unico soggetto chiamato a giudicare la necessità dell’intervento sia anche quello che dovrà venderlo ed eseguirlo.

Attenzione alle verifiche periodiche: cambiare manutentore non significa cambiare organismo di verifica

Un’altra distinzione importante riguarda la verifica periodica dell’ascensore. Il Dpr 162/1999 prevede che il proprietario o il suo legale rappresentante sottoponga l’impianto a verifica periodica ogni due anni attraverso uno dei soggetti abilitati previsti dalla normativa. La società che effettua la manutenzione e l’organismo incaricato della verifica svolgono quindi funzioni differenti. Cambiare manutentore non comporta automaticamente il cambio dell’organismo che effettua le verifiche periodiche. L’amministratore deve tenere distinti i due rapporti.

Il verbale di passaggio di consegne

Per gli amministratori che vogliono organizzare il cambio in maniera particolarmente ordinata, suggerirei di predisporre una semplice scheda di passaggio. Potrebbe contenere: identificazione dell’impianto; data di cessazione del precedente servizio; data di inizio del nuovo; documentazione disponibile; ultima verifica periodica; eventuali prescrizioni aperte; principali interventi effettuati negli ultimi anni; guasti ricorrenti conosciuti; interventi già programmati; presa in carico del nuovo manutentore; riferimenti aggiornati per guasti ed emergenze.

Non si tratta di creare burocrazia inutile. Si tratta di impedire che informazioni importanti vadano perse.

La memoria dell’ascensore deve appartenere al condominio

Questo è probabilmente il concetto più importante. Un condominio può cambiare amministratore. Può cambiare manutentore. Può cambiare organismo di verifica. Ma l’ascensore rimane lì. La sua storia tecnica dovrebbe quindi rimanere nella disponibilità del condominio.

Più questa storia è completa, più sarà semplice diagnosticare problemi ricorrenti, programmare interventi, valutare preventivi e decidere quando una riparazione è ancora conveniente e quando, invece, è arrivato il momento di programmare una modernizzazione. Per questo un cambio di manutentore gestito professionalmente non dovrebbe concludersi con la frase: «Da domani chiamate questo nuovo numero».

Dovrebbe concludersi con qualcosa di molto più importante: il nuovo manutentore sa quale impianto sta prendendo in carico, conosce ciò che è accaduto negli anni precedenti e il condominio conserva la memoria tecnica del proprio ascensore.

Perché anche nella manutenzione degli ascensori conoscere il passato è uno dei modi migliori per prevenire i problemi del futuro.

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