Privacy in condominio e trattamento dati, tutti i doveri dell’amministratore

Il trattamento dei dati personali in ambito condominiale e la privacy sono materie delicate e complesse, che coinvolgono una molteplicità di soggetti e situazioni giuridiche. L’amministratore, quale figura centrale nella gestione del condominio, riveste un ruolo operativo essenziale, ma duplice in base alla natura del trattamento e al tipo di mandato ricevuto.

Privacy e dati: i compiti dell’amministratore

In particolare, quando si trova a regolamentare i rapporti con soggetti terzi che a vario titolo trattano dati personali (es. nominativi, contatti, immagini), deve valutare se tali soggetti debbano essere qualificati come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento europeo 679/2016 (GDPR) e se egli debba agire come rappresentante del titolare o egli stesso come titolare.

Il recente documento in consultazione del Garante (Documento di indirizzo relativo al “Trattamento dei dati personali nell’ambito del condominio” doc. web n. 10128634), pubblicato ad aprile 2025, ha fornito importanti chiarimenti sull’inquadramento dei ruoli, evidenziando quando l’amministratore può operare come responsabile del trattamento su incarico del condominio

1. Titolare o responsabile del trattamento: una distinzione operativa

Secondo l’art. 4, par. 7 e 8, GDPR:

• il titolare è il soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento;
• il responsabile è colui che tratta dati per conto del titolare, sulla base di istruzioni impartite da quest’ultimo.

Nel condominio, il titolare del trattamento è, di regola, il condominio stesso — inteso come ente di gestione dotato di soggettività giuridica attenuata — che esercita la volontà attraverso l’assemblea dei condomini. L’amministratore, che ne è il mandatario, di conseguenza:

• agisce come titolare autonomo per trattamenti relativi alla propria “attività di impresa”;
• agisce come responsabile del trattamento quando tratta dati personali per conto del condominio ed esegue delibere assembleari che prevedono l’accesso o la cessione di dati personali a soggetti terzi.

2. Quando l’amministratore è responsabile del trattamento dati e privacy

Il documento del Garante individua alcuni casi in cui l’amministratore non stabilisce le finalità né i mezzi del trattamento, ma si limita a dare esecuzione a decisioni dell’assemblea. In questi casi, l’amministratore è da qualificarsi responsabile del trattamento, e l’assemblea dei condomini è il titolare.

Ciò che dovrà fare, ogni qualvolta assume un nuovo incarico di rappresentanza, è far sottoscrivere alla prima assemblea utile un atto di nomina a responsabile del trattamento che, ai sensi dell’art. 28 GDPR, dovrà avere forma scritta ed indicare chiaramente le finalità del trattamento (es. gestione del sito web condominiale, gestione videosorveglianza, gestione di fornitori esterni, ecc.), le tipologia di dati personali trattati (anagrafici, identificativi, immagini, dati di contatto, ecc.), le categorie di interessati (condòmini, inquilini, dipendenti, fornitori, ecc.) e la durata del trattamento (es. per tutta la durata dell’incarico).

Per quanto concerne gli obblighi e istruzioni impartite dal Condominio, l’atto deve contenere almeno l’obbligo di trattare i dati solo su istruzione documentata, di garantire la riservatezza del personale eventualmente autorizzato (il quale dovrà, ai sensi del combinato disposto degli artt. 29 e 32 GDPR ricevere formazione in materia di privacy); l’impegno ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate (art. 32 GDPR); l’obbligo di collaborare con il titolare per l’esercizio dei diritti degli interessati, di notificare eventuali violazioni di dati personali (data breach) e alla cessazione dell’incarico, di restituire o cancellare i dati trattati.

Nel caso in cui l’amministratore intenda avvalersi di soggetti terzi (es. commercialista, gestionali, manutentori di sistemi informativi, consulente del lavoro) è necessario informare il Condominio nell’atto di nomina con espressa previsione che i sub-responsabili autorizzati, sono stati già assoggettarli agli stessi obblighi che l’Amministratore assume nei confronti del Condominio.

La documentazione firmata in assemblea dovrà essere conservata nel fascicolo privacy dell’Amministratore di condominio.

3. Quando l’Amministratore è titolare del trattamento

Il Garante precisa che esistono numerosi trattamenti in cui l’amministratore agisce in autonomia, in base a obblighi legali e organizzativi. In questi casi, è titolare del trattamento, a prescindere dalla volontà assembleare.

Esempi:

• Tenuta dell’anagrafe condominiale.
• Gestione dei registri obbligatori, conservazione della documentazione.
• Convocazione delle assemblee, redazione e invio dei verbali.
• Comunicazioni con condomini cessati per obblighi contributivi.
• Consegna della documentazione a fine mandato (art. 1129, n. 8 c.c.).
• Gestione delle richieste di accesso ai dati da parte dei condomini.

4. Ogni fornitore del condominio deve essere nominato responsabile del trattamento?

Il discrimine per valutare se un fornitore debba o meno essere nominato Responsabile sta nel valutare se i dati trattati siano effettivamente personali (ad es. nome, cognome, indirizzo, telefono, numero identificativo, dati relativi alla salute o giudiziari), in quale misura e se li tratta su istruzioni ricevute, senza determinare le finalità del trattamento.

Se queste condizioni sussistono, è obbligatorio redigere un contratto di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Premesso che va sempre eseguita una valutazione caso per caso, si indicano i seguenti come esempi di fornitori da nominare responsabili del trattamento: società che fornisce il gestionale all’Amministratore; azienda che installa o gestisce sistemi di videosorveglianza nelle parti comuni; professionisti esterni che tengono la contabilità o effettuano recupero crediti; tecnici incaricati di eseguire i lavori in condominio se accedono ai dati personali.

Salvo ulteriori approfondimenti non vanno invece nominati responsabili del trattamento (o perché non trattano dati personali, oppure se trattano dati per conto proprio, come titolari autonomi): impresa edile incaricata del rifacimento della facciata o del tetto (opera sulle parti comuni senza necessità di trattare dati); azienda che installa un cancello automatico senza gestire o conservare dati; Notaio incaricato di una compravendita o di rogiti per singoli condomini; CTU, periti o tecnici nominati dal tribunale; Enti erogatori del servizio idrico, elettrico o del gas, con cui l’amministratore si limita a interfacciarsi per contatti operativi; servizio postale o corriere incaricato di recapitare documenti sigillati (senza accesso al contenuto dei dati).

La gestione corretta dei fornitori condominiali sotto il profilo privacy è una delle attività che più espongono l’amministratore a rischi operativi e giuridici. La sottovalutazione delle conseguenze di un trattamento illecito, anche solo per disattenzione, può comportare responsabilità civili, sanzioni amministrative o danni reputazionali.

Predisporre atti di nomina puntuali, monitorare il rispetto delle istruzioni impartite e aggiornare costantemente la documentazione sono pratiche che non solo tutelano il condominio, ma rafforzano il ruolo professionale dell’amministratore. In un contesto normativo in continua evoluzione, una gestione consapevole della privacy rappresenta un valore aggiunto, oltre che un obbligo giuridico.

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di Luca Iadecola, avvocato
luca@studioiadecola.it