Come la riforma del condominio cambia le regole sulla privacy

Con la riforma la privacy diventa materia di competenza dell’assemblea e l’amministratore dovrà essere formato a supportare i condòmini e assicurare conformità alla legge

La proposta di riforma del condominio, presentata l’11 novembre scorso e attualmente all’esame della Commissione Giustizia della Camera, rappresenta un tentativo organico di riformare la disciplina del condominio negli edifici, aggiornando in modo sistematico norme del codice civile, introducendo nuovi requisiti professionali, strumenti di controllo e maggior trasparenza amministrativa. Un aspetto di rilievo, seppure non evidenziato sui mezzi di informazione, riguarda il rapporto tra la disciplina condominiale e la protezione dei dati personali, materia regolata dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR – Reg. UE 2016/679) e integrata dal Codice della Privacy italiano.
 
Uno degli elementi più significativi della proposta di legge riguarda il coinvolgimento diretto dell’assemblea condominiale nella disciplina dei trattamenti di dati personali. L’articolo 6 del testo introduce una nuova competenza deliberativa in materia di privacy, portando la protezione dei dati personali dal livello di mero adempimento tecnico dell’amministratore a una materia di interesse e decisione dell’assemblea stessa.

Questo passaggio, se confermato nel testo finale, segnerebbe una svolta rispetto all’attuale prassi. Oggi, infatti, le decisioni in materia di trattamento dei dati – ad esempio sulla gestione dei consensi, sulla pubblicazione di elenchi dei condomini o sulle modalità di comunicazione – vengono normalmente attuate dall’amministratore nell’ambito delle sue funzioni tecniche di gestione, con successiva informazione dell’assemblea. Con la riforma la competenza assegnata esplicitamente all’assemblea richiede una deliberazione specifica dei condomini sulle modalità e finalità del trattamento, con impatti diretti sull’organizzazione amministrativa e sui profili di responsabilità.

Elenco nazionale e trattamento dei dati: implicazioni GDPR
La proposta istituisce, con il capo II del testo, un elenco nazionale pubblico e telematico degli amministratori di condominio e dei revisori contabili condominiali presso il ministero delle Imprese e del Made in Italy, disciplinando modalità di iscrizione, verifica dei requisiti e sanzioni in caso di mancata iscrizione.
La creazione di un registro pubblico comporta trattamenti di dati personali su soggetti fisici e giuridici, rendendo inevitabile l’applicazione delle regole GDPR in materia di trasparenza, liceità e protezione dei dati. Nel dettaglio, l’iscrizione nell’elenco richiederà la raccolta e pubblicazione di informazioni identificative (anagrafica, codice fiscale/P.IVA, qualifiche professionali e altri dati), che dovranno essere gestiti nel rispetto dei principi di minimizzazione, correttezza e sicurezza del trattamento, nonché con la definizione chiara delle basi giuridiche – ad esempio l’esigenza di esecuzione di un obbligo legale o di interesse pubblico.
L’elenco rappresenterà una fonte supplementare di dati, anche accessibili al pubblico, con implicazioni per la protezione della riservatezza degli amministratori e dei revisori: è quindi essenziale che nel regolamento di gestione dell’elenco siano previsti meccanismi di tutela dei diritti degli interessati, come l’aggiornamento, la rettifica e la cancellazione di dati obsoleti, conformi agli articoli del GDPR.

Responsabilità e profili di conformità privacy dell’amministratore
Sebbene la proposta di legge non disciplini espressamente tutti gli aspetti privacy (quali adempimenti specifici dell’amministratore sul GDPR), l’evoluzione normativa proposta incide indirettamente sulla figura e sulle responsabilità dell’amministratore. Attualmente, come noto, l’amministratore può essere qualificato come titolare autonomo o responsabile del trattamento dei dati personali relativi ai condomini, ai fornitori e ai terzi coinvolti nell’attività condominiale (es. situazioni di morosità, recapiti, dati bancari, sistemi di videosorveglianza), con obblighi di sicurezza, registro delle attività di trattamento, gestione dei consensi e notifica delle violazioni.

Con la riforma, l’introduzione di requisiti professionali più stringenti (quali l’obbligo di laurea e l’iscrizione all’elenco nazionale) e l’inserimento della materia privacy tra le competenze assembleari comportano una maggiore responsabilizzazione: l’amministratore dovrà essere in grado di supportare l’assemblea nelle deliberazioni sul trattamento dei dati, predisporre adeguate policy interne, gestire i consensi dei condòmini, e assicurare la conformità continua ai principi di legge. In previsione dell’esercizio di tali compiti, può rendersi opportuna la nomina di figure di supporto specializzate, quali un consulente privacy o un Data Protection Officer (DPO), soprattutto nei condomìni di grandi dimensioni o con sistemi digitali complessi.

Differenze sostanziali rispetto all’attuale quadro GDPR
Alla luce del GDPR, gli adempimenti attuali prevedono che l’amministratore, in quanto soggetto che tratta regolarmente dati personali, sia responsabile di:
• Monitorare la liceità, correttezza e trasparenza dei trattamenti;
• Tenere il Registro delle attività di trattamento (art. 30 GDPR);
• Implementare misure tecniche e organizzative adeguate per la sicurezza dei dati;
• Gestire la notifica di data breach entro 72 ore in caso di violazioni.
 
La riforma non altera tali obblighi di base, ma amplia il ruolo dell’assemblea nella governance della privacy, attribuendo ad essa una competenza deliberativa esplicita — un cambiamento non presente nell’attuale disciplina — e creando un registro nazionale telematico che introduce nuovi profili di trattamento dati non previsti esplicitamente nell’assetto vigente. In altre parole, il GDPR continua a costituire il quadro di fondo, ma la riforma potrebbe ridefinire chi decide e come si attuano i trattamenti in ambito condominiale, ponendo maggiormente l’accento su trasparenza, responsabilità e governance.

Per gli amministratori di condominio, l’evoluzione normativa delineata dalla Pdl A.C. 2692 porta a un potenziale rafforzamento della governance del trattamento dei dati personali, passando da un adempimento tecnico a una materia di deliberazione assembleare e integrando strumenti pubblici di gestione degli elenchi professionali. Rispetto all’attuale quadro, ciò richiede una maggiore consapevolezza degli adempimenti privacy, una corretta impostazione documentale e la predisposizione di procedure conformi al GDPR, nonché la capacità di guidare e supportare l’assemblea nelle decisioni organizzative in materia di trattamento dei dati.

Purtroppo, alcuni professionisti, ad oggi, non danno molta importanza alla gestione, sia formale che sostanziale, di alcuni aspetti relativi il GDPR, dimostrando, in alcuni casi, una scarsa conoscenza della materia. Oggi, questo non è più tollerabile. Il supporto di un professionista diventa quindi indispensabile, soprattutto in contesti che prevedono una massività di trattamenti, come nella gestione di grandi e super condomini.

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di Daniele Umberto Spano, Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity
spano@kruzer.it