Affitti brevi: con il nuovo contratto dei portieri si apre il nodo privacy

Dal 2026 i portieri potranno consegnare e ricevere le chiavi degli affitti brevi ma a specifiche condizioni che però vanno a toccare la normativa sulla privacy.

Il nuovo contratto collettivo nazionale che disciplina l’attività di portierato introduce, a partire dal 2026, una novità destinata ad avere un forte impatto sull’organizzazione condominiale e, soprattutto, sul fronte della protezione dei dati personali: la gestione delle chiavi degli appartamenti destinati agli affitti brevi.

La mansione prevede che il portiere si occupi della consegna e del ritiro delle chiavi agli ospiti, dietro corresponsione di un’indennità mensile pari a 15 euro per ogni unità immobiliare concessa in locazione (in questo articolo trovate tutte le novità del contratto). Il proprietario è inoltre tenuto a fornire al portiere un registro in cui annotare i dati identificativi di chi ritira le chiavi. Si tratta di un tema che andava certamente risolto a livello contrattuale alla luce della crescita esponenziale di queste strutture nei nostri palazzi e il conseguente coinvolgimento del portierato nella ricezione delle chiavi.

Si tratta, a tutti gli effetti, di un trattamento di dati personali: nomi, recapiti, orari di accesso e informazioni legate alla presenza temporanea nell’immobile. Come già accade per attività quali smistamento della posta, gestione delle comunicazioni condominiali o interazioni con inquilini e fornitori, il dipendente entra in contatto con dati personali e deve quindi operare nel rispetto del Regolamento europeo sulla protezione dei dati (Gdpr).

Secondo la normativa vigente, il portiere riveste il ruolo di autorizzato al trattamento: una figura interna che, sotto la responsabilità del titolare o del responsabile del trattamento, può accedere ai dati necessari per svolgere le proprie funzioni. Tuttavia, la qualificazione formale del suo ruolo dipende dal rapporto di lavoro e dalla struttura organizzativa di riferimento. Abbiamo in particolare tre possibilità:

1. Portiere dipendente del condominio o del gestore degli appartamenti
Se il portiere è alle dipendenze dirette del condominio o dell’entità che gestisce gli affitti brevi, la sua autorizzazione al trattamento deve essere conferita dal datore di lavoro, che dovrà anche garantirgli una formazione minima sui principi fondamentali della privacy. È buona prassi annotare il nominativo del portiere nel registro dei trattamenti, oltre a fornirgli l’informativa sul trattamento dei suoi dati di lavoratore, come richiesto dal Gdpr.

2. Portiere fornito da cooperativa o da società esterna
Nel caso in cui il servizio di portierato sia affidato a una cooperativa o a un’impresa esterna, il portiere sarà autorizzato al trattamento da tale fornitore. Il soggetto che gestisce gli appartamenti dovrà invece essere nominato responsabile esterno del trattamento, previa verifica del rispetto degli obblighi previsti dal Gdpr. Il rapporto contrattuale dovrà quindi includere clausole relative alla protezione dei dati e modalità operative condivise.

3. Portiere tramite agenzia interinale
Una terza ipotesi riguarda il portiere fornito da un’agenzia di somministrazione. In questo caso, pur essendo formalmente dipendente dell’agenzia, egli svolge le proprie mansioni sotto la direzione del condominio o del gestore degli appartamenti. Dal punto di vista privacy, ciò comporta un trattamento assimilabile a quello dei dipendenti diretti: sarà quindi la struttura presso cui opera a dover impartire le istruzioni sul trattamento dei dati.

L’introduzione della gestione delle chiavi per gli affitti brevi rende dunque necessario un adeguamento delle procedure privacy all’interno dei condomìni e delle realtà immobiliari. Il dipendente che ha le mansioni di portierato del palazzo, da figura tradizionale del contesto condominiale, diventa sempre più un soggetto coinvolto in attività sensibili, e per questo è fondamentale garantirgli istruzioni chiare, una formazione adeguata e una corretta formalizzazione del suo ruolo all’interno dell’organizzazione. Un passaggio indispensabile per evitare criticità e assicurare che l’evoluzione del settore degli affitti brevi proceda nel pieno rispetto delle norme a tutela dei dati personali.

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di Daniele Umberto Spano, Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity
spano@kruzer.it