Affitti turistici, le alternative alle keybox per fare self check-in in sicurezza

Le keybox sono le scatole appese fuori dai palazzi dove i turisti trovano le chiavi di casa. Oggi esistono alternative più sicure anche per il condominio.

Quando sentiamo parlare di self check-in, ovvero della possibilità per chi affitta un appartamento a uso turistico di entrare in casa senza essere accompagnato, la prima immagine che ci viene in mente è quella di una cassettina metallica appesa a un muro o, peggio, ancora attaccata ad un palo o ad una inferriata. Le cosiddette keybox sono ormai diventate sinonimo di self check-in e sono prese da molti amministratori locali a simbolo dell’abbandono dei centri storici da parte dei residenti a vantaggio del turismo mordi e fuggi. Sulle keybox è in corso una battaglia da parte di molti Comuni e buona parte della politica che negli ultimi mesi ha coinvolto tribunali, Tar e Viminale in un botta e risposta continuo di sentenze e ricorsi. Ma come si può superare il problema della consegna delle chiavi in autonomia ai viaggiatori?

In realtà, self check-in non significa semplicemente “keybox”. È un concetto molto più ampio, che ha a che fare con l’evoluzione dell’ospitalità, l’uso intelligente della tecnologia e, soprattutto, l’esperienza dell’ospite. Queste scatole per le chiavi hanno due grandi problemi: non sono sicure e deturpano condomini e le nostre strade.

Dal punto di vista della sicurezza, molti modelli economici hanno sistemi di chiusura facilmente violabili. Basta una rapida ricerca su internet per trovare tutorial che spiegano come aprirle. Inoltre, se il codice non viene cambiato regolarmente – cosa che accade spesso – le possibilità di accessi non autorizzati aumentano. 

In alcune città, è stata di recente vietata l’installazione delle keybox nei luoghi pubblici, come ad esempio a Firenze dove è in vigore la normativa più restrittiva: il consiglio Comunale a Febbraio 2025 ha modificato il regolamento della Polizia Urbana inserendo il divieto assoluto di installare e utilizzare le keybox, che sia un luogo pubblico o privato, con sanzioni fino a 400 euro. A Roma invece il regolamento della Polizia di Roma Capitale è stato modificato a gennaio 2025 introducendo il divieto di installazione delle keybox su suolo pubblico e su edifici sottoposti a vincolo patrimoniale. Segue Milano con il divieto di installazione nei luoghi pubblici altre amministrazioni comunali stanno valutando l’inserimento del divieto come Venezia e Bologna. Attenzione però, il divieto di utilizzo delle keybox però, non significa divieto di self check-in. 

COS’È ESATTAMENTE IL SELF CHECK-IN? 

Il self check-in è la possibilità, per un ospite, di entrare nell’alloggio in autonomia, senza dover incontrare fisicamente il proprietario o il gestore. Così come abbiamo la possibilità di noleggiare un’auto senza alcun contatto fisico o prendere un aereo.  Ma la modalità con cui ciò avviene può variare moltissimo. Pensare che l’unico modo per offrire questa autonomia sia attraverso una keybox è riduttivo, poco funzionale e poco sicuro.

Il 18 novembre 2024 è stata divulgata una circolare del Ministero degli Interni stabiliva che il self check-in, inteso come procedura di identificazione da remoto, non era conforme alle disposizioni dell’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS). Dunque l’identificazione visiva degli ospiti era necessaria per verificare l’effettiva corrispondenza tra il soggetto presente e il documento presentato, specialmente in vista del Giubileo e alla luce di una “difficile situazione internazionale” per ogni tipologia di Struttura ricettiva. L’associazione di categoria F.a.r.e. a seguito della circolare ha presentato un ricorso al TAR del Lazio che è stato vinto. Con sentenza n. 10210 del 27 maggio 2025 i giudici hanno riconosciuto l’immediata lesività della circolare, chiarendo che essa non si limita a un’interpretazione dell’art. 109 Tulps, ma introduce un obbligo operativo. Il braccio di ferro sarà ancora lungo, almeno finché il legislatore non interverrà in modo chiaro e definitivo sul tema. (a novembre 2025 il Consiglio di Stato ha ribaltato la decisione del Tar del Lazio aprendo però all’uso di check-in da remoto con strumenti di riconoscimento, leggi qui – Ndr)

Diverse associazioni di categoria si stanno battendo con il governo affinché vi sia una norma chiara, che non vieti il self check-in ma chieda di farlo in maniera sicura ed efficiente con l’ausilio di applicazioni tecnologiche che consentano sia l’identificazione in sicurezza che un accesso attraverso sistemi di serrature smart. 

LE ALTERNATIVE ALLE KEYBOX

Negli ultimi anni sono emerse molte alternative più sicure sia in termini di identificazione sia di accesso e spesso più semplici da gestire rispetto alla tradizionale scatolina con combinazione.

Si va dai sistemi di apertura smart controllabili via app, alle tastiere digitali integrate nella porta, fino a soluzioni domotiche avanzate che permettono di creare codici temporanei o abilitare l’ingresso con un semplice click sullo smartphone.

Il tutto unito ad app che consentono l’identificazione dell’ospite in sicurezza, con riconoscimento facciale, verifica dei documenti di identità, videochiamata prima dell’ingresso dell’appartamento e autenticazione tramite codice OTP. 

Ma allora perché la keybox è ancora così diffusa? Semplice: è economica, facile da installare, non richiede modifiche strutturali e non ha costi mensili di abbonamento a piattaforme digitali. Chi utilizza le keyox probabilmente si fa inviare dall’ospite il documento via whatsapp o via e-mail, e di certo questa non è la soluzione per una identificazione in sicurezza.

CHE COSTI HANNO QUESTI STRUMENTI?
Va detto che non tutti i palazzi possono adottarli automaticamente. Soprattutto nei centri storici ci sono ancora edifici che hanno vecchi cancelli non elettrificati anche se oramai quasi ovunque i portoni dei palazzi hanno l’apertura senza chiave o comunque elettrificata. Un impianto professionale ha un costo di installazione attorno ai 5-600 euro e di mantenimento di circa 15 euro mensili.

IL CONDOMINIO PUÒ VIETARE L’INSTALLAZIONE DELLA KEYBOX AL SUO INTERNO

Se la keybox viene installata su una parte comune dell’edificio (es. muro esterno, androne, colonna del portone, recinzione condominiale), è necessario ottenere l’autorizzazione dell’assemblea condominiale. In mancanza di tale autorizzazione, il condominio può chiedere la rimozione. Mentre invece se la keyox viene installata sulla porta del condomino, il condominio non ne può richiedere la rimozione, a meno che non vi sia un regolamento di condominio contrattuale approvato all’unanimità.

SELF CHECK-IN, QUESTIONE DI SCELTA

Personalmente inizialmente quando si sono diffusi questi sistemi sono stato molto restio ad installare sistemi di self check-in negli appartamenti gestiti dalla nostra agenzia. Avevo paura che l’esperienza dell’ospite e la qualità dell’accoglienza potesse essere minata. Fin tanto che nel 2019 ho provato con un appartamento, installando un sistema di self check-in e chiedendo ad ogni singolo ospite come preferisse entrare, nel 95% dei casi la risposta dell’ospite è stata tramite self check-in. Mi sono dunque ricreduto su questa possibilità installando dove possibile sistemi di self check-in con serratura smart e app di riconoscimento dell’ospite. Offrire un’esperienza di self check-in non significa “abbandonare” l’ospite al proprio destino, ma semplificare l’arrivo mantenendo un alto livello di cura e attenzione. L’ospite non ha problemi di appuntamenti, se vuole fermarsi a mangiare un panino o fare shopping, può farlo in serenità senza avere l’“ansia” che ci sia qualcuno ad aspettarlo.

Oltre alla tecnologia, è importante curare la comunicazione, l’attività dell’host si concentra in altri momenti. Un buon self check-in prevede istruzioni chiare, perché l’esperienza sia davvero ottimale e paragonabile a un check-in in presenza, è bene preparare dei brevi video tutorial su come entrare e come utilizzare l’appartamento e la garanzia di assistenza in caso di problemi, anche in presenza se necessario. Il self check-in perfetto è quello che fa sentire l’ospite sicuro e benvenuto, anche senza un contatto umano diretto, ma che gli consenta di entrare nell’appartamento con istruzioni chiare e definite, sapendo che se ha necessità di assistenza al di là di un telefono c’è qualcuno pronto ad intervenire. 

Il self check-in non è una rinuncia, ma un’opportunità. È la possibilità di offrire agli ospiti flessibilità, autonomia e comfort, senza sacrificare la qualità dell’esperienza. Per farlo, bisogna andare oltre la semplice keybox, che è uno strumento non sicuro e che crea giustamente conflitti nel palazzo con gli altri abitanti. Installare sistemi altamente sicuri e non visibili agli altri condomini come citofoni in grado di aprire il portone a distanza e serrature a combinazione per gli appartamenti attenua i conflitti, aumenta la sicurezza di tutti ed è in linea con l’idea di un’ospitalità moderna e curata.

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di Emanuele Buffa, Property Manager
emanuele@fromhometorome.com