Assemblee condominiali online, quando sono legittime e quando sono annullabili

Le assemblee condominiali in videoconferenza sono state formalmente riconosciute nel 2020 con la legge 126 del 13 ottobre e la legge 159 del 27 novembre, attraverso la modifica dell’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del codice civile. La riforma ha introdotto specifiche disposizioni sulla convocazione, lo svolgimento e la validità delle riunioni telematiche, garantendo una modalità alternativa alle tradizionali assemblee in presenza.

Assemblee condominiali online, quando sono legittime (e quando no)

Convocazione e svolgimento dell’assemblea telematica

L’avviso di convocazione deve essere inviato almeno cinque giorni prima della data fissata, specificando l’ordine del giorno e i dettagli di accesso alla piattaforma online utilizzata per la riunione. La mancata o errata convocazione può rendere annullabile la delibera assembleare, purché l’impugnazione avvenga entro 30 giorni dalla ricezione del verbale.

Anche in assenza di una previsione nel regolamento condominiale, l’assemblea può svolgersi online se la maggioranza dei condomini esprime consenso. Il verbale della riunione deve essere redatto dal segretario, sottoscritto dal presidente e trasmesso a tutti i partecipanti con le stesse modalità della convocazione (PEC, raccomandata, fax o consegna a mano).

Nullità e annullabilità delle delibere

Un’assemblea telematica svolta senza il consenso preventivo richiesto può dar luogo a vizi di annullabilità, non di nullità. Secondo la Cassazione a Sezioni Unite (sentenza n. 4806/2005), le irregolarità nelle modalità di convocazione rientrano nei vizi sanabili se non impugnati nei termini previsti.

Consenso preventivo e modifica del regolamento

L’amministratore può convocare un’assemblea in videoconferenza solo se ha ottenuto il consenso scritto della maggioranza dei condomini. La giurisprudenza prevalente ha chiarito che questa maggioranza si calcola in base al numero dei partecipanti e non ai millesimi di proprietà.

In alternativa, il regolamento condominiale può essere modificato per prevedere la possibilità di assemblee telematiche. Tale modifica richiede il voto favorevole della maggioranza degli intervenuti e almeno 500 millesimi.

Luogo della convocazione e accessibilità

Il codice civile prevede che l’avviso di convocazione indichi un luogo fisico facilmente raggiungibile. Tuttavia, con l’introduzione delle assemblee online, il “luogo” è rappresentato dalla piattaforma virtuale utilizzata.

Per garantire la partecipazione di tutti, è necessario che la piattaforma:

• assicuri un accesso semplice e stabile per tutti i condomini;
• permetta di monitorare la presenza effettiva dei partecipanti;
• consenta la partecipazione anche tramite chiamata telefonica.

GDPR e protezione dei dati

Lo svolgimento delle assemblee online implica il trattamento di dati personali, inclusa la registrazione delle presenze e delle discussioni. Il GDPR impone di individuare una base giuridica per il trattamento, che in questo caso è rappresentata dall’adempimento di un obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR). Pertanto, non è necessario il consenso dei partecipanti per la gestione dei dati relativi alla loro partecipazione.

L’amministratore deve adottare misure adeguate per garantire la sicurezza dei dati, scegliendo piattaforme conformi alla normativa e informando i condomini sui trattamenti effettuati attraverso un’apposita informativa privacy.

Presidente, segretario e verbalizzazione

Le figure del presidente e del segretario non sono obbligatorie per la validità dell’assemblea. Tuttavia, per le assemblee online, il verbale deve essere redatto e sottoscritto dal presidente, con firma digitale o cartacea. L’amministratore è responsabile della trasmissione del verbale a tutti i condomini.

Le deleghe possono essere trasmesse in formato elettronico e le votazioni possono avvenire tramite strumenti digitali o per chiamata nominale. È essenziale che ogni partecipante abbia la possibilità di interagire come in una riunione fisica, con regole chiare per gli interventi.

Conclusioni

L’adozione delle assemblee condominiali online rappresenta un’importante evoluzione nella gestione condominiale, semplificando la partecipazione e rendendo più efficienti le decisioni collettive. Tuttavia, il rispetto della normativa vigente, incluse le disposizioni del GDPR, è fondamentale per garantire la validità delle delibere e la tutela dei diritti dei condomini.

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di Daniele Umberto Spano, Ceo di Kruzer Srl Privacy e Cybersecurity
spano@kruzer.it